Projekti

Yleinen

Profile

Kirjasto suljettu väliaikaisesti

Mitä kaikkea pitää ottaa huomioon järjestelmän kannalta, kun kirjastoyksikkö suljetaan väliaikaisesti esimerkiksi kesäloma-ajaksi tai remontin vuoksi?

Eräpäivät

Pohdi, tarviiko eräpäiviä ylittää?
  • voiko asiakas uusia lainat tai palauttaa ne toiseen toimipisteeseen?
    • jos kiinniolo on pitkä (useamman kuukauden) ja asiakkailla on mahdollisuus palauttaa niteet muihin toimipisteisiin, ei ylityksiä kannata tehdä, koska silloin eräpäivät ja varausten noutoajat myös venyvät pitkiksi.
  • muista tehdä ylitys ajoissa, kuukauden laina-aika pitää ylittää jo yli kuukausi ennen kuin varsinainen sulkuaika on käsillä.
    • jos kuitenkin eräpäivien ylitys unohtui, pystyy ne vielä siirtämään tietokanta-ajona. Uudesta eräpäivästä ei mene asiakkaalle automaattisesti viestiä.

Asiakkaat

Onko tarvetta muuttaa asiakkaiden kotikirjasto toiseksi?
  • kotikirjastotieto ei ole ole Finnan käyttöönoton jälkeen enää niin merkittävä, mutta Kohassa olevan virheen vuoksi verkkokirjastouusinnat kirjautuvat asiakkaan kotikirjaston mukaan, ei lainanneen kirjaston mukaan.

Varaukset

Mitä tehdään varauksille ja voiko kirjaston valita noutopisteeksi?
  • huomioi, että eräpäiväylitykset vaikuttavat myös varausten noutopäiviin. Sulkupäiville ei tule myöskään viimeisiä noutopäiviä.
  • voiko asiakkaat ja virkailijat valita kirjaston noutopisteeksi sulkuaikana?
    • jos kirjasto on pidemmän aikaa suljettuna (esim. vuosi), niin kirjasto kannattaa merkitä ei-noutopisteeksi (onnistuu Ylläpidossa muokkaamalla kirjaston tietoja. Alin vaihtoehto.)
    • jos kirjasto on kiinni vain lyhyen aikaa (viikon-pari), kirjasto kannattaa todennäköisesti säilyttää noutopisteenä ja säilöä kuljetettavat varaukset jonnekin siksi aikaa.

Mahdollisia vaihtoehtoja varausten käsittelyyn

  1. Ei tehdä mitään, varaukset jäävät kiinni niteiden palautuessa ja menevät kuljetukseen kiinni olevaan noutokirjastoon. Niteet palautetaan noutokirjastossa sulkuajan jälkeen, jolloin asiakkaalle lähtee noutoilmoitus.
    1. Hidastaa varausjonon purkautumista
    2. Vaatii säilytystilaa kuljetuksessa oleville varauksille
    3. Soveltuu lähinnä lyhkästen kiinniolojen ratkaisuksi
  2. Varaukset palautetaan toisessa kirjastossa kirjautuneena noutokirjastoon. Kirjastolle tehdään oma noutoilmoitus-viestipohja (HOLD), johon kirjoitetaan manuaalisesti poikkeava noutokirjasto. Esim. "Varaus noudettavissa Marjasaaren kirjastosta" sen sijaan, että käyttäisi kirjasto-tagia "Varaus noudettavissa <<branches.branchname>>sta".
  3. Keskeytetään varaukset toistaiseksi tai tiettyyn päivämäärään (suspend_until). Tässä pitää kuitenkin huomioida, että asiakkaat pystyvät itse jatkamaan varauksensa verkkokirjastossa, jolloin varaukset jäävät kiinni.
    1. huomioi tikettiä tehdessä, että määrittele tarkasti, mitkä varaukset keskeytetään (voimassa olevat, kuljetettavana olevat, noutoa odottavat).
  4. Vaihdetaan varausten noutopaikaksi toinen kirjasto.
Tikettiä tehdessä määrittele seuraavat
  • minkä kirjaston varaukset
  • minkä tyyppiset varaukset (voimassa olevat, keskeytetyt, kuljetettavana olevat, nouto odottavat) käsitellään
  • mitä varauksille tehdään (keskeytetään, keskeytetään tiettyyn päivämäärään saakka, vaihdetaan noutokirjasto, muutetaan noudettavissa olevien noutoaikaa)
  • milloin muutos pitää tehdä
  • milloin muutos perutaan (poistetaan keskeytys, vaihdetaan noutokirjasto takaisin alkuperäiseen)
Tikettiä tehdessä huomioi seuraavat:
  • vain yhden kirjaston muutokset yhteen tikettiin
  • usean kirjaston yhteistiketti on lähes mahdoton seurata. Varsinkin, jos muutoksia pitää tehdä eri aikoihin
    • jos useammalle kirjastolle tehdään sama työ samalla aikataululla, voi ne laittaa samaan tikettiin
  • kirjoita selkeästi mitä pitää tehdä, mille ja milloin. Rautalanka on hyvin suotavaa. Älä mainitse asioita sivulauseessa.
  • käytä tiketin määräpäivä-toimintoa mahdollisuuksien mukaan
  • ilmoita vastuuhenkilö, jos se on eri kuin tiketin tekijä. Vastuuhenkilön voi lisätä seuraajaksi tiketille.

Niteet

Pohdi, tarviiko suljettavan kirjaston niteet laittaa ei-varattavaksi (damaged-arvolla, ks. Aineisto ei varattavaksi -ohje) tai ei-lainattavaksi (notforloan-arvolla). Vai riittääkö, että esim. kirjaston nimeen laitetaan tieto sulusta?

Jos päädyt pyytämään niteiden tilan muuttamisen, niin huomioi seuraavat:

  • kuljetettavissa olevien varausten niteitä ei saa muuttaa, koska ne eivät jää sen jälkeen varauksiin kiinni kohdekirjastossa
  • noudettavissa olevien varaustan niteitä ei saa muuttaa, koska varaukset eivät poistu lainattaessa

Jos käsiteltäviä niteitä on vain joitain satoja, sen voi tehdä myös itse niteiden erämuokkauksella. Jos käsiteltävien niteiden määrä on tuhansissa, tee tukipyyntö Palaute-projektiin.

Laskutus

  1. Keskeytetäänkö laskutus väliaikaisesti?

Esimerkkitikettejä:

Varausten siirto

Pottujoen kirjasto (PJK) on suljettu remontin vuoksi 22.3.2019-30.9.2019. 
Kirjaston varauksille pitää muuttaa noutokirjastoksi Perunamäen kirjasto(PMK) 21.3.2019. 
Varausten noutopaikaksi palautetaan Pottujoen kirjasto 1.10.2019.

Kirjasto: PJK muutetaan PMK
Varaukset: voimassa olevat ja kuljetettavana olevat siirretään. Ei saa siirtää noutoa odottavia.
Aikataulu: 
* siirto PJK->PMK 21.3.2019
* siirto PMK->PJK 1.10.2019

Yhteyshenkilö: Teija Testaaja

Varausten keskeytys

Talvikukkulan kirjaston (TKK) varaukset pitää keskeyttää ajalle 1.8.2019-15.8.2019, jolloin kirjasto on kiinni.

Kirjasto: TKK
Varaukset: voimassa olevat varaukset keskeytetään. Ei keskeytetä noutoa odottavia tai kuljetettavana olevia.
Aikataulu: keskeytys tehtävä 1.8.2019 ja laitetaan keskeytys voimaan 15.8.2019 saakka (suspend_until), 
jolloin ne jatkuvat automaattisesti tuon päivän jälkeen.

Yhteyshenkilö: Terhi Tallaaja