5. Hankinta¶

• Table of contents
• 5. Hankinta
  • 5.1 Budjetin lisääminen
    • 5.1.1 Budjetin sulkeminen
  • 5.2 Tilin lisääminen
  • 5.2 Toimittaja
    • 5.2.1 Lisää toimittaja
    • 5.2.2. Näytä/muokkaa toimittajaa
    • 5.2.3 Toimittajan sopimukset
      • 5.2.3.1 Lisää sopimus
  • 5.3 Hankintaehdotukset
    • Hankintaehdotuksen tekeminen
      • Kirjaston puolesta
      • Asiakkaan puolesta
    • Hankintaehdotusten ylläpitäminen
  • 5.4 Tilausten teko
    • 5.4.1 Tilauksen luominen
      • 5.4.1.1. Olemassa olevasta tietueesta
      • 5.4.1.2. Hankintaehdotuksesta
      • 5.4.1.3. Lehtitilauksesta
      • 5.4.1.4. Uudesta (tyhjästä) tietueesta
      • 5.4.1.5. Ulkoisesta lähteestä (toinen tietokanta)
      • 5.4.1.6. Tilaus väliaikaistiedostosta
      • 5.4.1.7. Varatuimpien nimekkeiden listalta
      • 5.4.1.8. Tilattavien niteiden tiedot
    • 5.4.2. Tilauksen sulkeminen
    • 5.4.3. Tilausryhmän tekeminen
    • 5.4.4 EDItX-tilaaminen
  • 5.5. Tilausten vastaanottaminen
  • 5.6. Tilauksen peruminen
  • 5.7. Myöhässä olevien tilausten reklamointi
  • 5.8 Laskut
  • 5.9. Hankinnan hakutoiminnot
    • Toimittajahaku
    • Hankintahaku
  • 5.9. Budjetointi ja tilien seuranta

Huomioitavaa: Hankinnan tilejä ei saa poistaa, jotta tilastointi toimisi oikein. Tilit voi sulkea halutessaan, eikä se vaikuta tilastoihin.

Kohan Hankinta mahdollistaa tilausten teon ja budjetin seuraamisen. Kirjastolle pitää olla määritettynä budjetti ja vähintään yksi tili, jotta tilauksia voi tehdä.

• Mene: Muita toimintoja -> Hankinnat

5.1 Budjetin lisääminen¶

Budjetin voi lisätä joko Hankinnan kautta tai ylläpidosta Hankinnan asetusten kautta.

tai

Klikkaa Uusi budjetti.

Täytä seuraavat tiedot:

• Budjetin alku- ja loppumispäivämäärä
• Kuvaus-kenttään laitetaan budjetille selkeä nimi (vähintään kirjaston nimi ja vuosi. Voi myös laittaa mitä budjetti koskee).
• Yhteensä-kenttään laitetaan budjetin summa.
• Aktivoi budjetti, jotta budjettia voi käyttää. Vinkki: Kun budjettia ei enää haluta käyttää, muokkaa sitä ja valitse Lukitse budjetti.

Tallenna muutokset.

5.1.1 Budjetin sulkeminen¶

Kun budjettia ei enää tarvita, voi sen sulkea. HUOMIO! Älä poista budjettia tai tilejä, koska se vaikuttaa tilastoihin. Jos budjetti tai tilit poistetaan, ei saada enää siltä vuodelta hankintatilastoja.

Valitse vasemmasta reunasta Budjetit ja etsi suljettava budjetti.

Valitse oikealta Toiminnot-napista Sulje

5.2 Tilin lisääminen¶

Budjettiin pitää lisätä tilejä, jotta sitä voi käyttää. Voit jakaa määrärahoja esim. kirjastoittain, aineistoittain tai miten on tarve. Huomioi EditX-hankinnan vaatimukset. Tilien luonti EDItX-ohjeistuksen mukaan on kriittisen tärkeää.

Tilin voi lisätä kahdella tavalla

• Valitse juuri lisäämäsi budjetti klikkaamalla budjetin nimeä, jolloin avautuu uusi sivu. Valitse siellä Uusi ja avautuvasta valikosta Uusi tili kohteelle xxx
  

• Valitse budjetin nimen kohdalla oikeanpuolimmaisesta sarakkeesta Toiminnot ja sieltä Lisää tili
  

Täytä tilin tiedot

Kolme ensimmäistä riviä ovat pakollisia täytettäviä.

• Tilikoodi on uniikki koodi tilille. Huomioi EditX-hankinnan vaatimukset.
• Tilin nimi kannattaa olla selkeä ja helposti ymmärrettävä. Kimpoissa kannattaa käyttää kirjaston nimeä ensimmäisenä sanana budjetin nimessä.
• Summassa voi olla vain numeroita ja desimaalierotin, ei muita merkkejä. Summa ei voi ylittää budjetille määritettyä kokonaissummaa.
• Varoituskohta (%) tai (summa) voidaan merkitä halutessa, näin Koha varoittaa ennen kuin ylität tietyn määrän käytetyistä määrärahoista.
• Omistaja on se henkilö, joka voi tehdä muutoksia tiliin. Käyttäjäksi voi lisätä käyttäjätunnuksia, joilla on hankinnan oikeudet (toiminnossa virhe: pääkäyttäjiä ei voi ohjeista huolimatta lisätä käyttäjiksi). Hae käyttäjätunnuksella tai nimellä ja klikkaa Lisää. Saat ilmoituksen "Asiakas 'xxx' lisätty.", jonka jälkeen klikkaa Sulje.
  
• Käyttäjä voi omistajan lisäksi käyttää tiliä, mutta ei voi tehdä muutoksia sen tietoihin. Lisääminen samalla tavalla kuin Omistaja-kohdassa, myös sama virhe esiintyy tässä.
• Kirjasto, jonka tilistä on kysymys, valitaan alasvetovalikosta.
• Rajoita käyttö: valitse valikosta, ketkä saavat käyttää tiliä. Kimpoissa kannattaa rajauksia tehdä, jotta kaikille ei näy kaikkien kirjastojen tilit (nopeuttaa manuaalisten tilausten tekemistä).
  
• Muuta: tähän voit kirjoittaa tarvittavan huomautuksen, joka tulee näkyviin tiliä käytettäessä.
• Tilasto 1:n muoto ja Tilasto 2:n muoto: näihin voi halutessaan valita auktorisoidun arvon. Ei suositeltavaa.

Tallenna lopuksi OK-painikkeesta.

Hankinnan etusivulla näkyy kaikki tilit.

Voit piilottaa näkyviltä käytöstä poistetut budjetit klikkaamalla Piilota käytöstä poistetut budjetit. Takaisin näkyviin ne saa klikkaamalla Näytä käytöstä poistetut budjetit.

Jos haluat nähdä, mitä teoksia on tilattu tiettyä tiliä käyttäen, klikkaa tilin kohdalla Tilattu-sarakkeessa linkkinä olevaa summaa.

Lue lisää budjetin/tilin käytöstä luvussa 5.9. Budjetointi ja tilien seuranta.

5.2 Toimittaja¶

Ennen ensimmäisen tilauksen tekemistä pitää olla vähintään yksi toimittaja tallennettuna.

5.2.1 Lisää toimittaja¶

Lisätäksesi toimittajan klikkaa Uusi toimittaja -nappia Hankinnat-sivulla.

Toimittajan lisäyslomake koostuu kolmesta osasta.

• Ensimmäinen osio sisältää toimittajan yhteystiedot.
  
  • Näistä kentistä vain Nimi-kenttä on pakollinen (punaisella, *), muu tieto helpottaa laskutuksen ja reklamoinnin tekemisessä.

• Toinen osio koostuu yhteyshenkilön tiedoista.
  
  • Mikään näistä tiedoista ei ole pakollinen.

• Viimeinen osio sisältää aineiston hintoihin liittyviä tietoja.
  
  • Toimittajan tulee olla Aktiivinen, jotta tilauksen voi tehdä
  • Lista- ja laskuhinnat näkyvät tietyssä valuutassa, joka tallennetaan järjestelmäasetuksissa
  • Veronumero (ei tietoa onko Suomessa käytössä)
  • Valitse, ovatko lista- ja laskuhinnat verollisia vai verottomia.
  • Tallenna veroprosentti, jos kirjastolta veloitetaan verot tilauksesta
  • Jos toimittaja antaa yleisen alennuksen aineistosta, laita alennusprosentti Alennus-kenttään
    • Voit antaa niteeseen kohdistuvan oikean alennusprosentin tilausta tehtäessä
  • Jos tiedät normaalin toimitusajan aineistolle, voit antaa toimitusajan päivinä. Tästä Koha pystyy arvioimaan, milloin tilaus joutuu myöhässä olevien tilausten raporttiin.
  • Muuta-kenttä on sisäiseen käyttöön tuleva huomautus.

5.2.2. Näytä/muokkaa toimittajaa¶

Nähdäksesi toimittajan tiedot, tulee ensin tehdä haku Hankinnat-etusivulla. Voit hakea myös toimittajan nimen osalla.

Kun klikkaat linkkinä olevaa toimittajan nimeä, näet toimittajan tiedot.

Jos haluat tehdä muutoksia toimittajan tietoihin, klikkaa Muokkaa toimittajaa -nappia. Jos toimittajalla ei ole yhtään tilausta, silloin on näkyvillä myös Poista toimittaja -nappi. Muuten on näkyvillä Vastaanota tilauksia -nappi.

5.2.3 Toimittajan sopimukset¶

Voit määritellä sopimuksia (joilla alku- ja loppupäivämäärä) ja liittää ne toimittajaan. Sopimusten avulla voit vuoden lopussa nähdä kuinka paljon kullekin toimittajalle on maksettu.

5.2.3.1 Lisää sopimus¶

Toimittajan tietojen sivun yläreunassa on Uusi -> Sopimus.

Saat lomakkeen, johon pitää tallentaa perustiedot sopimuksesta.

Tärkeää: Et voi tallentaa sopimusta jälkikäteen. Loppupäivämäärä ei saa olla ennen kuluvaa päivää.

Kun sopimus on tallennettu, se näkyy toimittajan tiedoissa alhaalla.

Sopimuksen voi valita alasvetovalikosta, kun luot tilauskoria.

5.3 Hankintaehdotukset¶

Kohassa on toiminto, jolla pystyy tekemään ja käsittelemään hankintaehdotuksia. Tehdyt hankintaehdotukset näkyvät Hankinnat-sivulla toimittajahaun oikealla puolella.

Hankintaehdotus näkyy myös virkailijatyökalun etusivulla (niille, joilla on oikeus käsitellä ehdotuksia)

Klikkaamalla Ehdotukset pääset näkemään ja muokkaamaan hankintaehdotuksia. Jos odottavia ehdotuksia ei ole, pääset hankintaehdotusten muokkaukseen klikkaamalla Hankintaehdotukset-linkkiä Hankinnat-sivun vasemmassa reunassa.

Hankintaehdotuksen tekeminen¶

Hankintaehdotuksia voi tehdä virkailijatyökalussa kirjaston puolesta tai asiakkaan puolesta. Asiakkaat voivat tehdä hankintaehdotuksia Kohan verkkokirjastossa (ei Finnassa tällä hetkellä).

Kirjaston puolesta¶

Hankintaehdotusten hallinnassa on nappula Uusi hankintaehdotus

Asiakkaan puolesta¶

Hae asiakkaan tiedot esille ja mene Hankintaehdotukset välilehdelle

Täällä näkyvät asiakkaan tekemät hankintaehdotukset sekä nappula Uusi hankintaehdotus, josta voi tehdä uuden ehdotuksen asiakkaan puolesta.

Täytä vähintään pakolliseksi merkityt tiedot (punaisella).

• Ehdotuksen syy -valikosta voi valita valmiista vaihtoehdoista.

Lomakkeen alemmissa osioissa on ehdotuksen hallintaan ja ja hankintatietoihin liittyviä tietoja:

• Ehdotus luotu -kenttään tulee luontipäivä ja tekijän nimi. Jos ehdotus tehdään asiakkaan puolesta, tulee siihen asiakkaan nimi. Jos taas kirjaston puolesta, tulee siihen ehdotuksen tehneen virkailijan nimi.
• Jos ehdotuksen haluaa kohdistaa tiettyyn kirjastoon, voi sen valita Hankintatiedot-osiosta Kirjasto-kohdasta

Hankintaehdotusten ylläpitäminen¶

Hankintaehdotukset lajitellaan eri välilehtiin niiden tilan mukaan: Hyväksytty, Odottaa, Tarkistettu, Tilattu ja Hylätty. Jokaisessa hyväksytyssä tai hylätyssä ehdotuksessa näkyy sen käsitelleen henkilön nimi ja syy, joka on tallennettu ehdotuksen hyväksymiselle tai hylkäämiselle (löytyy Tila-sarakkeesta).

• Hyväksytty-tila on ehdotuksella, jolle on valittu Hyväksytty alasvetovalikosta.
• Odottaa-tila on niillä ehdotuksilla, joita ei ole vielä käsitelty.
• Tarkistettu-tila on ehdotuksella, jolle on valittu Tarkistettu alasvetovalikosta.
• Tilattu-tila on niillä ehdotuksilla, jotka on tilattu käyttämällä Lisää tilaus tilauskoriin Hankintaehdotuksesta-linkkiä.
• Hylätty-tila on ehdotuksella, jolle on valittu Hylätty alasvetovalikosta.

Jos kirjastoon tulee paljon hankintaehdotuksia, niitä voi suodattaa käyttämällä vasemman reunan valikoita.

Klikkaamalla sinistä otsikkoa (linkki) saat avattua valikon tarkempaan suodatukseen ja klikkaamalla [tyhjennä] kaikki suodattimet tyhjennetään ja näet kaikki hankintaehdotukset.

Vinkki: Hankintaehdotukset rajoitetaan automaattisesti kirjastoosi tehtyihin ehdotuksiin. Jos haluat nähdä kaikkien (tai jonkun muun kirjaston) hankintaehdotukset, klikkaa Hankintatiedot-linkkiä suodattaaksesi haluamasi kirjaston.

Kun katsot Odottaa-tilassa olevia ehdotuksia, voit tehdä valinnan kunkin nimekkeen vasemmalla puolella olevaan laatikkoon ja valita näille nimekkeille tilan alla olevasta valikosta ja syyn valinnalle. Voit myös kokonaan poistaa ehdotuksen Poista valitut -valinnalla.

Voit myös muokata hankintaehdotuksen tietoja ennen hyväksymistä.

Klikkaamalla Muokkaa ruudun yläreunassa voit päästä muokkaamaan hankintaehdotusta.

Tällä näytöllä voit antaa ehdotukselle lisäinformaatiota tai korjata asiakkaan antamia tietoja. Voit myös muuttaa ehdotuksen tilan eli hyväksyä tai hylätä ehdotuksen.

• Jos valitset tilaksi Odottaa, ehdotus menee takaisin Odottaa-välilehdelle.

Voit valita Hyväksymisen tai hylkäämisen syyn alasvetovalikosta. Jos valikosta puuttuu jokin paljon käyttämäsi syy, ota yhteyttä kimppasi pääkäyttäjään. Hän pystyy lisäämään valikkoon uusia vaihtoehtoja.

Jos valitset syyksi Muut... , saat kehotuksen syöttää syyn tekstilaatikkoon. Klikkaamalla Peruuta laatikon oikealla puolella saat takaisin syyvalikon.

Kun olet klikannut OK, ehdotus menee sopivalle välilehdelle. Tila vaihtuu myös asiakkaan tiedoissa verkkokirjastossa ja asiakkaalle lähtee sähköpostiviesti ehdotuksen hyväksymisestä/hylkäämisestä.

5.4 Tilausten teko¶

Kun teet tilauksen, aloita hakemalla toimittajan tiedot.

5.4.1 Tilauksen luominen¶

Hae ensin toimittajan tiedot.

Klikkaa Uusi tilauskori -nappia toimittajan nimen oikealla puolella.

Vinkki: Voit lisätä nimekkeitä myös olemassa olevaan tilaukseen klikkaamalla Lisää tilauskoriin kunkin tilauksen rivin oikeassa laidassa. Jos tilaus on jo suljettu, silloin siihen ei voi lisätä tilauksia.

Uutta tilauskoria varten täytyy täyttää muutamia tietoja:

• Tilauskorille on annettava nimi, jonka avulla se on helpompi tunnistaa myöhemmin.
• Laskutuspaikan ja toimituspaikan oletusarvona on se kirjasto, mihin olet kirjautuneena, mutta voit vaihtaa nämä arvot alasvetovalikosta
• Toimittajaksi tulee juuri hakemasi toimittaja, mutta voit myös vaihtaa sen alasvetovalikosta
• Huomautuskentät ovat valinnaisia ja niihin voi lisätä mitä tahansa tietoa.

Jos toimittajallesi on tallennettu sopimuksia, voit valita sopimuksen alasvetovalikosta.

Klikkaa lopuksi Tallenna.

Kun tilaus on luotu, voit lisätä siihen nimekkeitä, joita tilataan. Aloita klikkaamalla Lisää tilauskoriin -nappia.

Valitse sitten, miten haluat lisätä nimekkeen:

Ensin esitellään kaikki eri tavat lisätä tilaus, lopussa kerrotaan Nide- ja tilitystietojen lisääminen.

5.4.1.1. Olemassa olevasta tietueesta¶

• Jos tilaat lisäkappaleita olemassa olevaan nimekkeeseen, voit yksinkertaisesti hakea kyseisen tietueen haulla.
  

• Hakutuloksessa klikkaa Tilaus-linkkiä.
  

• Kaikki tilauksessa tarvittavat luettelointitiedot on jo tilaustiedoissa mukana.

5.4.1.2. Hankintaehdotuksesta¶

Huomioi: Jos kimpalla/kirjastolla on Finna käytössä verkkokirjastona, ei asiakkaat pysty tällä hetkellä tekemään suoraan Kohaan tulevia hankintaehdotuksia.

• Asiakkaiden tekemistä hankintaehdotuksista voi tehdä tilauksen. Jotta hankintaehdotukset ja tilaukset pysyisivät järjestyksessä, kannattaa tilaus tehdä hankintaehdotuksen linkin kautta.
  
  • Tuloksista klikkaa Tilaus-linkkiä sen nimekkeen kohdalla, minkä haluat tilata ja saat lomakkeen, jossa on valmiina tilaukseen liittyviä tietoja sekä linkki hankintaehdotukseen.

• Voit tehdä muutoksia tietoihin tarvittaessa.

• Tilaukorissa näkyy nimekkeen kohdalla linkki hankintaehdotukseen ja ehdotuksen tekijän nimi.
  

Hankintaehdotusten perusteella tehdyistä tilauksista lähtee asiakkaalle sähköpostiviesti, jossa kerrotaan tehdystä tilauksesta. Myös verkkokirjastossa asiakas näkee hankintaehdotuksensa tilan.

5.4.1.3. Lehtitilauksesta¶

Kun käytät Kausijulkaisut-osiota, voit linkittää lehtitilauksen tiedot hankintaan valitsemalla Lehtitilauksesta.

• Klikkaamalla tilauslinkkiä pääset hakusivulle, josta voit hakea lehtitilauksen tiedot.
  

• Hakemasi lehden tilaustiedot tulevat näytölle ja oikeassa reunassa olevassa sarakkeessa on Tilaus-linkki.
  

• Klikkaamalla Tilaus saat lehtitilauksen tiedot tilauslomakkeelle ilman Lisää nide -osiota, koska lehtitilauksessa sitä ei tarvita.
  

5.4.1.4. Uudesta (tyhjästä) tietueesta¶

Jos tilaat sellaisen teoksen, jonka tietoja ei löydy valmiina mistään, valitse Uudesta (tyhjästä) tietueesta.

• Anna tyhjään lomakkeeseen kaikki tarvittavat tiedot tilauksesta. Huom! Näin tehdyn tietueen tietoja pitää käydä jälkikäteen täydentämässä, jotta teos löytyy tiedonhaun kautta:
  • kenttä 000, ja siinä heti ensimmäinen rivi kenttä nro 00. Rivin päässä on nk. tag –merkki, klikkaa se auki, jolloin saat auki nk. Nimiövalikon, ja sieltä kohdan 7 = Tietueen bibliografinen taso. Itse tehdyssä tietueessa se tarjoaa "Osakohde monografiassa", joka pitää muuttaa "Monografiaksi" eli M:ksi. Teetpä tilauksen mistä tahansa aineistosta tuo pitää käydä korjaamassa.
  • Välilehdellä 9 pitää käydä valitsemassa lisäksi aineistolaji.

5.4.1.5. Ulkoisesta lähteestä (toinen tietokanta)¶

Jos haluat tehdä tilauksen toisen kirjaston luetteloimien tietojen perusteella, voit valita Ulkoisesta lähteestä. Kyseessä on Z39.50-haku. Voit myös valita Valitse MARC-luettelointipohja -kohdasta, mitä luettelointipohjaa käytetään tietueen tuomiseen.

Hakutuloksesta pääset valitsemaan oikealla olevasta linkistä Tilaus sen nimekkeen, minkä haluat tilata.

Jos tilaamasi nimeke näyttää olevan Kohan mielestä tuplatietue, saat varoituksen ja valintavaihtoehtoja, mistä valitset sopivan toiminnon. Voit tarkistaa linkistä, mikä tietokannan tietue Kohan mielestä on sama.

• Jos tietue on sama, valitse Käytä olemassa olevaa tietuetta
• Jos tietue ei ole sama, valitse Luo uusi tietue
• Jos haluat peruuttaa luettelointiedon tuonnin, valitse Peruuta ja palaa tilaukseen

Tähän tilauslomakkeeseen ei voi muuttaa luettelointitietoja. Jos haluat tässä vaiheessa muokata tietueen tietoja, valitse Muokkaa tietuetta.

5.4.1.6. Tilaus väliaikaistiedostosta¶

Tilauksen voi tehdä myös aineistontoimittajan lähettämän tiedoston kautta.

• Valitse haluamasi tiedosto ja klikkaa Lisää tilauksia. Voit järjestää listoja klikkaamalla sarakeotsikon perässä olevaa nuolta.

Avattu tilaustiedosto näyttää tältä. Jos nimeke on jo tallennettu Kohaan, siinä näkyy linkkinä oleva numeropari nimekkeen edessä ja koko nimeke on hennon vaaleanpunaisella pohjalla. Esim. punaisella korostettu nimeke löytyy jo Kohasta, mutta numero 0 tarkoittaa, että käsittelijän kirjastossa nimekettä ei vielä ole, mutta muissa kirjastoissa on yhteensä 2. Kun kursorin vie numeron päälle, näkyy niiden kirjastojen nidemäärät ko. nimekkeessä.

Pitkässä listassa voit käyttää hakutoimintoa Ctrl+f, niin saat ruudun vasempaa alareunaan hakulaatikon, jonka avulla voit etsiä haluamaasi nimekettä.

Tiedostosta klikkaat valintaruutua sen nimekkeen vasemalla puolella, minkä haluat tilata. Niteiden määrän oletusarvo on 1, joten jos tilaat useamman, vaihda tähän oikea numero tilattavien niteiden mukaan.

Nidetiedot-välilehdellä voit käydä tekemässä sellaisia valintoja, jotka koskevat kaikkia ko. tilauksen niteitä (esim. hyllypaikka).

Kun olet merkinnyt kaikki tilattavat nimekkeet ja niiden nidemäärät, siirry ikkunan yläreunassa Tilitystietojen oletusarvot -välilehdelle. Siellä valitaan alasvetovalikosta oikea tili tilaukselle.

Klikkaa Tallenna, kun tilauksesi sisältää kaikki haluamasi nimekkeet.

5.4.1.7. Varatuimpien nimekkeiden listalta¶

Listalle tulee teokset, joilla on eniten varauksia per nide.

• Varauksia per nide -suhdetta voi säätää vasemmasta reunasta
• Jos haluat, että tilattu-tilaiset niteet otetaan mukaan, laita rasti kohtaan Sisällytä tilatut (tämä kannattaa laittaa)
• Oikeasta reunasta Tarvitaan lisäniteitä -sarakkeesta klikkaamalla pääsee lisäämään teoksen tilauskoriin

5.4.1.8. Tilattavien niteiden tiedot¶

Kun olet tuonut nimeketiedot tavalla tai toisella, täytyy täyttää tilattavien niteiden tiedot (vähintään 1 nide). Pakolliset tiedot on merkitty punaisella.

• Jos luot vain yhden niteen, klikkaa Lisää nide
• Jos haluat luoda useamman niteen, klikkaa Lisää useita niteitä, jolloin painikkeen viereen tulee kenttä. Kirjoita kenttään haluttu nidemäärä ja klikkaa Lisää

Niteet listautuu Nide-osion yläpuolelle.

Kun olet lisännyt tarvittavan määrän niteitä, täytä tilitystiedot.
Huom. Desimaalierotin vaihtelee. Tilausta tehdessä numeroiden desimaalierottimena tulee käyttää pistettä (tilanne 15.8.2019)

• Määrä-kohtaan tulee tilaamiesi niteiden määrä yllä olevasta taulukosta.
  • Tärkeää: Et voi lisätä käsin määrää, vaan se täytyy tehdä edellisen kohdan Lisää nide -toiminnon kautta.

• Tili-valikosta valitaan käytettävä tili

• Rahayksikkö-valikosta valitaan rahayksikkö

• Toimittajan hinta annetaan ilman alennuksia.

• Jos hinta on vahvistamaton, laita valinta ruutuun.
  • HUOM! Jos tilauksessa on yksikin vahvistamaton hinta, tilausta ei voi sulkea.

• Anna veroprosentti aineiston mukaan (kuvassa väärä prosentti).
  • Kun olet antanut alennusprosentin, klikkaa tab-näppäintä, niin Koha täyttää loput hintatiedot.

Kun olet täyttänyt kaikki tarvittavat kentät, klikkaa Tallenna lisätäksesi niteet tilaukseen. Jos hinta menee yli budjetin, saat siitä huomautuksen.

Kun tilaus on tallennettu, saat yhteenvedon tilauksesta.

Jos haluat nähdä kaikki tiedot, laita valintamerkki ruutuun Näytä kaikki.

Ennen tilauksen sulkemista voit vielä muokata tilauskoria ja siitä tilauksia.

• Klikkaamalla Peruuta teoksen tilaus poistat tilausrivin ja siihen liittyvät kaikki niteet, mutta tietue jää tietokantaan.

• Klikkaamalla Peruuta tilaus ja poista nimeketietue poistat sekä tilausrivin, niteet että nimeketietueen tietokannasta.
  • Nimeketietuetta ei voi poistaa, jos siihen kuuluu ennestään niteitä, tilauksia tai varauksia.

• Voit muokata tilauskorin nimeä ja muita tietoja klikkaamalla Muokkaa tilauskoria -painiketta.
• Tilauskorin voi poistaa kokonaan Poista tämä tilauskori -painikkeesta.
• Vie tämä tilaus CSV-muodossa -painikkeen kautta voit viedä tilauskorin tiedot CSV-muotoiseksi tiedostoksi.
• Sähköpostitilaus?

5.4.2. Tilauksen sulkeminen¶

Tilauskori pitää sulkea, jotta tilaukset voidaan vastaanottaa. Sulkemisen yhteydessä tilauskorin voi halutessaan lisätä samannimiseen tilausryhmään laittamalla rastin kohtaan "Lisää tämä tilauskori uuteen, samannimiseen tilausryhmään".

• Huom! Jos yhdenkään tilauksen hinta on vahvistamaton, tilausta ei voi sulkea.

5.4.3. Tilausryhmän tekeminen¶

Tilausryhmä on yksinkertaisesti ryhmä tilauksia. Joissakin kirjastoissa eri henkilöt voivat luoda tilauksia, jotka sitten kootaan tietyn ajan kuluttua yhteen ja tehdään niistä toimittajalle tilaus. Tilausryhmässä voi olla siis yksi tai useampia tilauksia.

Kun klikkaat Sulje tämä tilauskori, saat varmistuskysymyksen. Voit myös valita, lisäätkö tilauksen uuteen, samannimiseen listaryhmään vai et.

Uuden tilausryhmän luominen vie tilausryhmien sivulle, jossa voit tulostaa tilauksen tai ladata sen CSV-muodossa tai EDIFACT-tilauksena. Tilauskorin sulun yhteydessä tehdyt tilausryhmät menevät "Suljettu"-välilehdelle.

Tilausryhmiin pääsee myös kun hakee Hankinnan etusivulla ensin toimittajan nimellä, ja valitsee sitten vasemmasta reunausta Tilausryhmät.

5.4.4 EDItX-tilaaminen¶

Koha-Suomessa on käytössä EDItX-tilaussanomia käsittelevä rajapinta, jolla toimittajan verkkokaupassa tehdyt tilaukset saadaan vietyä Kohan tilauskoreiksi oikean toimittajan alle EDItX-tilaussanoman pohjalta. Tilatuista teoksista lisätään minitietueet ja niteitä tilattu määrä. Myös kirjaston budjettia/tilejä veloitetaan tilauksen mukaisesti.

Verkkokauppatilauksista syntyy Kohaan tilauskorit

Tilaukset otetaan vastaan Kohan normaalin tilauksen vastaanoton prosessin mukaan.

Powerpoint EDItX-toiminnallisuuden käyttöönotosta

5.5. Tilausten vastaanottaminen¶

Tilauksia lähdetään vastaanottamaan toimittajan kautta. Hae ensin toimittajan tiedot.

Klikkaa Vastaanota tilauksia.

Aineistoa vastaanotettaessa kysytään toimittajan laskun numeroa (tähän voi laittaa esimerkiksi lähetyslistan tunnuksen). Jokaiselle toimitukselle kannattaa tehdä oma laskunumeronsa. Jos käyttää aina samaa, hidastuu vastaanotto.

• Lähetyspäivämääräksi tulee automaattisesti kuluva päivä, sen voi muuttaa tarvittaessa.
• Postituskulut-kenttään voi halutessaan lisätä postikulut.
• Postikulut voi myös halutessaan ohjata tietylle tilille Postikulut:-valikosta. Huom! Älä valitse tähän mitään, jos et lisää postikuluja.

Huom. Desimaalierotin vaihtelee. Tilausta vastaanotettaessa numeroiden desimaalierottimena tulee käyttää pilkkua (tilanne 15.8.2019)

Kun klikkaat Seuraava, saat sivun, josta ensisilmäyksellä saa kuvan, ettei vastaanotettavia ole. Näin ei kuitenkaan ole. Voit nyt etsiä vastaanotettavan teoksen kirjoittamalla/syöttämällä vasemman reunan Suodata-laatikkoon esim. teoksen nimen alun, ISBN-numeron tai tekijän nimestä alun. Valitse sitten "Suodata"

Klikkaa vastaanotettavan teoksen rivin oikeassa reunassa olevaa Vastaanota-linkkiä.

Valitse vastaanotettava nide klikkaamalla ruutua Vastaanotettu?-sarakkeessa tai kirjoittamalla vastaanotettava määrä oikealla Vastaanotettu-kenttään. Jos kirjoitat oikealle numeron, vasemmalle tulee vastaava määrä rasteja. Voit valita myös vain osan niteistä, mikäli on saapunut osatoimitus.

• Voit myös vaihtaa käytettävän tilin halutessasi.
• Muokkaa-linkistä pääset muokkaamaan yksittäisen niteen tietoja. Muokkausnäyttö avautuu toiseen välilehteen.

Valitse lopuksi vasemmalta alhaalta Tallenna.

Tietueen tallennuksen jälkeen palaat takaisin tilauskoriin. Huomaa, että jos käytit hakua, niin taulukko on edelleen rajattu näyttämään hakuehtoa. Voit peruuttaa vastaanoton, mikäli valitsit vahingossa väärän tietueen, klikkaamalla Peruuta kuitti, jolloin teos siirtyy takaisin vastaanotettaviin.

Kun olet vastaanottanut koko lähetyksen, valitse alareunasta Lopeta vastaanotto, jolloin ohjaudut kuittisivulle.

• Laita rasti kohtaan Suljettu, jolloin lasku suljetaan, eikä jää turhaan avoimeksi.
• Valitse sitten Tallenna.

Pääset pois sivulta valitsemalla vasemmalta valikosta esim. Hankinnat.

5.6. Tilauksen peruminen¶

Huom! Tilausrivin poistaminen poistaa kaikki siihen liittyvät niteet - myös jo lainassa olevat. Jos jotain teosta ei saadakaan kaikkia osia, ei saa poistaa koko riviä, koska silloin poistuu myös vastaanotetut niteet. Kohassa ei ole varsinaisesti olemassa osatoimitus-toimintoa. Poista saapumattomat niteet tiedonhaun kautta.

Hae toimittajan tiedoilla kuten tilausta vastaanotettaessa. Tilauksen peruminen lähtee vastaanottonäkymästä.

Tee uusi lasku tai valitse mikä tahansa avoinna olevan laskun numero, johon voit vastaanottaa tilauksen.

Hae peruttava tilaus teoksen hakutoiminnolla.

• Klikkaa Peruuta teoksen tilaus -linkkiä, jolloin poistuu tilausriviin liittyvät niteet, mutta luettelointitiedot ja muiden niteet ja asiakkaiden varaukset säilyvät.
• Jos tilausriviin teokseen ei liity muita tilauksia, niteitä ja varauksia, voi poistaa myös nimekkeen Peruuta teoksen tilaus ja nimeketietue -linkistä.

Saat varmistuskysymyksen tilauksen poistosta.

Jos poistat myös nimekkeen ilmoitetaan se varmistusviestissä

Jos taas et poista nimekettä, sekin kerrotaan varmistusviestissä

• Voit valita halutessasi valikosta myös syyn peruutukselle.

5.7. Myöhässä olevien tilausten reklamointi¶

Jos olet tallentanut toimittajan sähköpostiosoitteen toimittajatietoihin, voit lähettää reklamoinnin tilauksesta, jonka toimitus on myöhässä. Sivu voi avautua hitaasti, jos myöhässä olevia on paljon.

Valitse Hankinnat-sivulla vasemmasta reunasta Myöhässä olevat -linkkiä

Pääset listauksen, jota voit suodattaa sivun vasemmassa reunassa olevasta valikosta esimerkiksi tilauspäivän tai toimittajan mukaan. Suodatus koskee vain suljettuja tilauksia.

Kun tilauksia on suodatettu toimittajan mukaan, hakutulos näyttää tältä:

• Nimeketietojen vasemmassa reunassa on sarake, josta voi valita ne nimekkeet, joita halutaan reklamoida.
• Sivun alareunasta klikkaa Reklamoi tilaus, kun haluat reklamaation lähtevän toimittajalle.
• Voit myös tallentaa tiedot CSV-muodossa.

Kun sähköpostin lähetys onnistuu, tulee seuraava ilmoitus:

HUOM! Arvioitu saapumispäivä perustuu toimittajan tiedoissa tallennettuun Toimitusaika-arvoon.

5.8 Laskut¶

Laskuja pääsee hallinnoimaan hankinnnan etusivulta Laskut-linkistä.

Voit rajata hakua esim. laskunumeron, toimittajan, lähetyspäivän tai teoksen nimen mukaan.

Saat listan hakuehtoja vastaavista laskuista. Tässä on haettu laskuja toimittajan mukaan:

• Voit yhdistää laskuja valitsemalla ne ja painamalla Yhdistä valitut -nappia.

Toiminnot-napin alta löytyy lisää vaihtoehtoja

• Voit avata laskun tiedot tarkemaan katseluun
• Voit avata laskun uudelleen, jos se on suljettu
• Voit poistaa laskun

5.9. Hankinnan hakutoiminnot¶

Jokaisen hankintaosion sivun yläreunassa on pikahakulaatikko toimittajan tai tilauksen hakua varten.

Toimittajahaku¶

Toimittajahaussa voit hakea millä tahansa sanan osalla.

• Huom! Selain ehdottaa aikaisemmin kirjoittamiasi sanoja, jos olet sallinut sen selaimen asetuksissa. Koha ei ehdottele toimittajatietoja.

Hankintahaku¶

Hankintahaussa voit hakea tilaamiasi nimekkeitä joko toimittajatietojen kanssa tai ilman toimittajan nimeä. Nimekkeestä riittää myös osa, ei tarvitse olla kokonaan.

Klikkaamalla plus-merkkiä hankintahaun oikealla puolella voit laajentaa hakuehtoja.

Saat laajemman hakulomakkeen, kun valitset haun oikeassa reunassa olevaa Tarkka haku -linkkiä.

Tarkassa haussa pystyt hakemaan mm. ISBN-numerolla

5.9. Budjetointi ja tilien seuranta¶

Hankinnan etusivulla on näkyvillä kaikki aktiiviset tilit.

• Voit suodattaa näkymää Haku-kentällä

Klikkaamalla jotain Tilatttu- tai Käytetty-sarakkeen summaa saat näkyviin siihen tiliin tehdyt tilaukset.

• Myöst tällä sivulla toimii Haku-kenttä.
• Voit myös järjestää tuloksia otsikkorivin nuolilla.