Projekti

Yleinen

Profile

4. Kausijulkaisut

Kausijulkaisuja pääsee käsittelemään menemällä Muita toimintoja-valikkoon -> Kausijulkaisut

tai etusivulla Kausijulkaisut -napin kautta.

Jos nämä toiminnot eivät ole aktiivisia (näkyvät harmaana), sinulta puuttuu oikeudet käsitellä näitä tietoja. Ota yhteys esimieheesi. Kausijulkaisujen avulla ylläpidetään lehtitilauksia ja vastaanotetaan saapuneita lehtiä.

4.1. Määrittele ilmestymistiheyksiä

Kohassa voi määritellä ilmestymistiheyden lehdelle Ilmestymistiheys -taulukkoon.
  • Mene: Muita toimintoja -> Kausijulkaisut -> Muokkaa ilmestymistiheyksiä

Täällä näkyvät kaikki järjestelmässäsi olemassaolevat ilmestymistiheydet

Voit myös luoda uusia ilmestymistiheyksiä.

4.2. Määrittele numerointitietoja

Aina kun luot uuden numerointijakson, voit tallentaa sen myöhempää käyttöä varten. Nämä numerointitiedot löytyvät Muokkaa numerointitietoja -sivulta.
  • Mene: Muita toimintoja -> Kausijulkaisut -> Hallinnoi numerointitietoja

Tällä sivulla on listattuna tallentamasi numerointitiedot sekä muutamia oletusnumerointeja.

Voit myös luoda uusia numerointitietoja. Uuden numerointitiedon voit tallentaa Luo uusi -linkistä.

4.3. Lisää tilaus

Tilaus voidaan lisätä klikkaamalla Uusi-nappia missä tahansa nimeketietueessa

tai menemällä Kausijulkaisut-osioon ja valita sieltä Uusi lehtitilaus.

Jos teet uuden tilauksen Kausijulkaisut-osiossa, saat tyhjän lomakkeen täytettäväksi. Jos menet nimeketietueesta, saat nimekkeen bibliografisia tietoja valmiiksi.

  • Toimittaja löytyy joko klikkaamalla Hae aineistotoimittaja tai antamalla toimittajan tunnus Toimittaja-kenttään.
    • Toimittajatieto ei ole pakollinen.
    • Jos haluat reklamoida puuttuvia tai myöhässä olevia numeroita, toimittajan tiedot täytyy tallentaa.
  • Tietue on se MARC-tietue, johon tilaus linkitetään
    • Jos sinulla on tyhjä lomake, voit hakea olemassaolevan tietueen klikkaamalla Hae tietue tai tehdä uuden tietueen klikkaamalla Luo tietue.
  • Seuraavaksi voit valita, luotko niteet numeroita vastaanotettaessa.
    • jos niteet tarroitetaan, kannattaa niteet luoda
    • esim. sanomalehdille voi valita Älä luo niteitä lehteä vastaanotettaessa, jolloin lehtien saapumista voi seurata, mutta niistä ei synny varsinaisia niteitä.
  • Erikoisnumeroiden kohdalla pitää päättää, ohitetaanko vai säilytetäänkö numerointi
    • Yleensä kannattaa säilyttää numerointi, mikäli lehti ilmestyy säännöllisesti
  • Käsinsyöttö: ruksaamalla tämän kohdan voit tehdä ylimääräisiä numeroita tilaukselle kesken vuoden
  • Kirjasto, johon tilaus tehdään, on valittava alasvetovalikosta
    • Jos tilaus tehdään useampaan kirjastoon, jokaiselle täytyy tehdä oma tilaus
    • Uusi tilaus voidaan tehdä helposti valitsemalla Muokkaa -> Muokkaa uutena kopiona, jolloin tarvitsee muuttaa pelkästään Kirjasto-kenttä
  • Julkinen viesti näkyy asiakkaille verkkokirjastossa
  • Viesti virkailijalle näkyy vain virkailijatyökalussa
  • Viesti asiakkaalle -alasvetovalikosta voit valita lehtikiertolistan, jos se on tarpeen
  • Sijainti kertoo hyllypaikan, joka valitaan alasvetovalikosta
  • Odotusaika ilmoittaa, montako päivää oletetun ilmestymisajankohdan jälkeen lehtinumero muuttuu Odotetaan-tilasta Myöhässä-tilaan.
  • Virkailijoille näytettävien numeroiden määrä ja Verkkokirjastossa näytettävien numeroiden määrä voidaan määritellä täällä
    • Jos täällä ei anneta mitään arvoja, näytetään asetuksissa järjestelmäasetusten mukaiset numerot

Kun nämä tiedot on tallennettu, klikkaa Seuraava taulukon alapuolella.

  • Ensimmäisen numeron julkaisupäivä annetaan kalenteritoimintoa hyväksikäyttämällä. Tästä päivämäärästä alkaa numeroiden ennakointi.
  • Ilmestymistiheyteen on useita ennakolta määriteltyjä aikamääriä.
  • Tilauksen pituus määritellään joko lehtien numeroina tai kuukausina. Täällä myös määritellään uusinnan hälytys.
  • Tilauksen alkamispvm: valitaan kalenterikuvakkeesta tilauksen alkamispäivä
  • Tilauksen päättymispäivä: valitaan kalenterikuvakkeesta tilauksen päättymispäivä
  • Numerointikaavan avulla määritellään, miten numerot näkyvät tietokannassa. Kaavoja voi muokata jälkikäteen 4.2. Määrittele numerointitietoja -ohjeen mukaan.
    • Anna ensimmäisen numeron mukaiset tiedot taulukkoon
  • Lokaali voidaan vaihtaa lehden kielen mukaan, esim. englanninkieliseen lehteen numerointitiedot englanniksi (mikäli käytetään muuta kuin pelkkää numerointia)
  • Kun Ilmestysmiskaava on täytetty, numerointikaavaa pääsee muokkaamaan
    • Alkaa merkeillä -kenttään annetaan ensimmäisen numeron tiedot (x-kenttään vuosiluku, y-kenttään numero)
    • Sisempi laskuri tarvitaan yleensä vain jälkimmäiseen sarakkeeseen kertomaan systeemille, milloin numeroinnin pitää alkaa numerosta 1
    • Kun olet lisännyt tiedot, klikkaa Testaa numeroinnin ennustuskaavaa, jolloin näet, onko järjestelmään syötetyt tiedot oikein. Voit poistaa listasta numerot, jotka eivät ilmesty.

Klikkaa Tallenna tilaus, kun tiedot ovat oikein.

4.4. Lehtinumeroiden vastaanottaminen

Lehtien numeroita voidaan vastaanottaa eri paikoissa. Tilauksen tiedot löydät hakemalla Kausijulkaisut-sivun hakulaatikon avulla lehden tiedot:


Hakutuloksesta voit klikata Kausijulkaisun vastaanotto -linkkiä (viimeinen sarake oikealla) ja pääset vastaanottamaan lehtiä. Varmista, että menet vastaanottamaan oman kirjastosi lehtiä.

Vaihtoehtoisesti voit klikata lehden nimeä (linkki), jolloin pääset tilauksen tietoihin ja sieltä voit klikata Vastaanota-nappia.

Kolmas tapa päästä vastaanottamaan lehtiä on klikata Kausijulkaisukokoelma, josta pääsee tilausnäytölle.

Molemmilla tavoilla pääset saapumisvalvontanäytölle.

  • Valitse Saapunut alasvetovalikosta, kun lehden numero on saapunut kirjastoon.
  • Jos tilausta tehdessä on valittu, että nide luodaan lehteä vastaanotettaessa, saat niteen lisäysnäytön. Valitse Saapunut, niin lehtinumeron voi varata, mutta se ei ole vielä lainattavissa. (Huom! Saapunut-tilan nimi voi vaihdella kimpan mukaan)
  • Jos numerolla on lisänumero, täytä Lisänumeroa koskevat tiedot.
  • Jos kaikille niteille tehdään nidetiedot (käsinsyöttö valittu lehtitilausta tallennettaessa), saat sillekin oman nidetietolomakkeen.
  • Tallenna lopuksi nidetiedot.

Jos lehtinumerot saapuvat epäsäännöllisesti tai virheellisessä järjestyksessä, voit mennä muokkaamaan aikaisempia numeroita Tilausnäytöllä vasemmassa reunassa olevasta Kausijulkaisukokoelma-linkistä.

Jos vastaanotat useita numeroita kerralla tai olet merkannut jonkin numeron Myöhässä tai Puuttuu -tilaan, voit klikata Luo seuraava -napista ja saada seuraavan numeron listalle.

Luomalla seuraavan numeron merkitset automaattisesti edellisen numeron Myöhästynyt -tilaan. Klikkaamalla useamman numeron Muokkaa-sarakkeen laatikkoa voit kerralla merkitä näille numeroille oikean tilan.

4.5. Lehtikiertolistan luominen

Lehtikiertolista on lista henkilöistä, joiden luettavaksi lehti menee ennen kuin se viedään hyllyyn. Lehtitilausta tehtäessä on valittava Viesti asiakkaalle -valikosta Lehtikiertolista.

Tilausnäytöllä on vasemmassa reunassa valikossa joko Luo kiertolista tai Muokkaa kiertolistaa riippuen siitä, onko lehdelle tallennettu listaa vai ei.

Klikkaamalla tätä linkkiä pääset muokkaamaan kiertolistaa.

Täällä voit lisätä vastaanottajia eli lisätä henkilöitä kiertolistalle. Henkilöitä voi suodattaa nimen, kirjaston tai asiakaslajin mukaan.

Klikkaamalla nimen jälkeen Lisää voit lisätä henkilön kiertolistalle. Kun olet valinnut kaikki listalle tulevat henkilöt, klikkaa Sulje ja pääset kiertolistanäytölle.

Jos lista näyttää oikealta, klikkaa Tallenna. Seuraavaksi näet esikatselun kiertolistasta. Tulostettavan version saat klikkaamalla Tallenna ja esikatsele -painiketta.


Järjestelmäsetuksissa voidaan määritellä, että kiertolistalla oleva henkilö lisätään automaattisesti lehden varausjonoon.

Nähdäksesi asiakkaan kaikki kiertolistat, mihin asiakas kuuluu, katso asiakastiedoista Kiertolistat-välilehti.

4.6. Tilaukset virkailijatyökalussa

Tilausten tiedot näkyvät Tilaukset-välilehdellä.

Klikkaamalla linkkiä Tilauksen tiedot pääset tilauksen yhteenvetonäytölle virkailijatyökalussa.

Jos käytät Hankintamoduulia tilausten seurantaan, näet ne tiedot ennen tilauksen tietoja.

4.7. Lehtitilaukset verkkokirjastossa

Kuten virkailijatyökalussakin, verkkokirjastossa löydät lehden tilaustiedot nimekehaun kautta nimeketietueen näytöllä.

Tilaukset-välilehdellä näkyy lehden tilaustiedot. Sivun alareunassa on linkki Tarkat tiedot, josta näkee tilauksen tietoja enemmän.

4.8. Lehtien reklamointi

Koha voi lähettää sähköpostin kausijulkaisujesi toimittajalle, jos tilatut numerot ovat myöhässä tai puuttuvat. Vasemmalla valikossa on Reklamaatiot-linkki tätä varten.

4.9. Lehtitilauksen päättymisajan tarkistaminen

Kun tallennetaan lehtitilausta, annetaan sille päättymisaika. Tarkistustyökalulla voit tarkistaa, milloin tilaus päättyy.

Anna rajaukseen ainakin päivämäärä. Tuloksessa näkyy kaikki tilaukset, jotka päättyvät ennen annettua päivämäärää.

Listauksen oikeanpuolimmaisessa sarakkeessa on Uusinta-linkki, josta pääsee uusimaan tilauksen.

4.10. Tilausten uusiminen

Jos lehtitilauksesi on loppunut, et voi vastaanottaa lehtinumeroita. Tilauksen voi uusia klikkaamalla Uusinta.

Kun olet klikannut Uusinta-nappia, pääset uusintanäytölle .

  • Alkupvm on tilauksen alkamispäivämäärä.
  • Tilauksen pituudeksi valitse yksi kolmesta vaihtoehdosta: numeroita, viikkoa tai kuukautta ja anna tilauksen pituuden määrä.
  • Loppuun voit tallentaa uusintaa koskevan huomautuksen.

4.11. Lehtitilausten hakeminen

Kausijulkaisut-moduulissa on lehtitilausten haku, jossa tilausta voit hakea ISSN:lla tai lehden nimellä.

Voit myös klikata Tarkka haku oikeassa reunassa ja hakea tarkemmilla tiedoilla tilausta.

Hakutuloksen voit suodattaa jokaisen sarakkeen alla olevasta hakulaatikosta ja määrittää hakutulosten määrän taulukon yläreunassa olevissa laatikoissa. Haku-kenttää voi myös käyttää tietojen suodattamamiseen. Sen hakee kaikista sarakkeista kerralla.

Kausijulkaisuhaun tulosten suodattaminen

4.12 Lehtitilauksen poistaminen

Lehtitilauksen voi poistaa. Hae haulla esille poistettava tilaus ja klikkaa Nimeke-sarakkeesta lehden nimeä, jolloin avautuu tilauksen muokkausnäyttö.

Kausijulkaisuhaun tuloksena kaksi Kodinkuvalehti 2020 -tilausta

Avaa sitten Muokkaa-valikko ja valitse sieltä Poista lehtitilaus

Muokkaa-valikko avattuna, alimmaisena Poista lehtitilaus -vaihtoehto