Projekti

Yleinen

Profile

Wiki » Kohan ohje suomeksi »

2. Lainaus

Käytä lainaustoiminnoissa Firefox-selainta, jolla voit tulostaa automaattisesti asiakaskuitit (ohje kohdassa 10. Kuittitulostuksen asetukset).

Lainauksen toimintoihin pääset useilla eri tavoilla. Virkailijaliittymän etusivulla on pikakuvakkeita, joista pääset ohjelman eri toimintoihin, mm. lainaus- ja palautustoimintoihin. Kaikista lainaustenvalvonnan toiminnoista on listaus Lainaus ja palautus -sivulla, jonne pääset jokaisen sivun vasemmasta yläreunasta olevasta linkistä.

Ohjelman pikanäppäimet:
  • tiedonhaku Alt+Q
  • lainaus Alt+U
  • palautus Alt+R
  • lainakuitti Alt+P

2.1. Lainaaminen

Aloita lainaaminen lukemalla asiakkaan kirjastokortin viivakoodi Lainaus-kenttään tai hakemalla asiakkaan tiedot hänen nimelläään. Toimi kirjastosi käytäntöjen mukaan.

Lue lainattavan niteen viivakoodi nidekenttään.

Viimeksi lainatun niteen tiedot näkyvät Lainattu-kentässä.

Tärkeää:
  • Monet viivakoodinlukijat lähettävät automaattisesti rivinvaihdon, joten Lainaus-painiketta ei tarvitse välttämättä klikata.
  • Jos niteen viivakoodia ei löydy, saat ehdotuksen pikaluettelointiin niteen lisäämiseksi. Toiminto ei ole välttämättä kaikilla kimpoilla käytössä.
Lainausasetukset
  • asetuksissa on mahdollista määritellä lainattavalle aineistolle muu eräpäivä kuin oletuseräpäivä. Tämä vaihtoehto tulee näkyviin vain, jos järjestelmäasetuksissa on määritelty, että virkailijalla on oikeus muuttaa eräpäivää lainatessa.
  • jos kimpalla käytössä automaattinen uusinta, ohjelma uusii lainatut teokset automaattisesti lainasääntöjen mukaisesti
  • toiminnolla Älä lyhennä laina-aikaa varausten määrän pohjalta voi ohittaa järjestelmäasetuksen, jolla lyhennetään laina-aikaa, jos teoksen varausmäärä menee asetuksissa määritellyn rajan yli.

Lainat

Lainassa-painikkeesta saat näkyville asiakkaan kaikki lainat.

Ensimmäisenä näkyvät tänään lainatut lainat.

Sarakkeen näkyvyys -valikosta voit valita, mitä sarakkeita Lainassa-välilehdellä näytetään.

Varaukset

Varaukset-välilehdellä näkyvät asiakkaan varaukset. Välilehdellä voit poistaa varauksia, keskeyttää ja jatkaa varausten voimassaoloaikaa käyttämällä listauksen alapuolella olevia toimintapainikkeita, mikäli se on sallittu järjestelmäasetuksissa.

Huomautukset

Jos asiakkaalle on tehty huomautuksia, ne näkyvät oikeassa reunassa lainausosion vieressä punaisella.
Huomautuksissa näkyvät myös maksut mikäli niitä on ja asiakkaan noutoa odottavat varaukset.

Vanhentunut asiakastieto

Jos asiakastiedot vaativat määräaikaistarkistuksen (parametreissä määritelty), näyttöön tulee ilmoitus:

Tarkista asiakkaan yhteystiedot (osoite, puhelin numero, sähköpostiosoite, viestiasetukset). Jos tiedot ovat ajantasalla, klikkaa Uusinta. Jos tiedot täytyy päivittää, muokkaa asiakkaan tietoja.

Käyttöoikeuden voi jatkaa myös valikosta Muita toimintoja, valitsemalla Asiakkaan käyttöoikeuden jatkaminen.

2.1.1 Kuittien tulostaminen

Kun olet lainannut kaikki asiakkaan lainat, voit tulostaa lainauskuitin eri tavoilla. Toimi kimppasi käytäntöjen mukaan.

  • voit tulostaa kuitin painamalla näppäimistöltä Enter. (Huom. järjestelmäasetuksista riippuen, Enter voi myös tyhjentää asiakastiedot).
  • voit tulostaa kuitin painamalla pikanäppäimiä Alt+P.
  • voit myös klikata asiakastietojen yläpuolelta auki Tulosta-valikon ja valita Tänään lainatut.

  • Asiakastietojen yhteenveto: A4-tuloste asiakastiedoista, lainoista, varauksista ja maksujen tilitystiedoista. Tätä ei suositella tulostettavan.
  • Tulosta kuitti: tulostaa kaikki asiakkaan lainat kuitille. Tulosteessa erotellaan myöhässä olevat lainat oman otsikon alle.
  • Tänään lainatut: tulostaa tänään lainattujen ja uusittujen lainojen tiedot kuitille.
  • Tulosta tänään palautetut: antaa asiakkaan palautuksista kuitin.
  • Maksut: tulostaa asiakkaan maksujen tilitiedot kuitille.
  • Tulosta erääntyneet: tulostaa myöhässä olevat lainat kuitille.

Kimpan pääkäyttäjät voivat muokata kuiteille tulostettavia tietoja.

2.1.2 Asiakastietojen tyhjennys näytöltä

Kun lopetat lainaamisen, näytöltä pitää tyhjeentää asiakkaan tiedot. Näytön voit tyhjentää kahdella tavalla:

  • painamalla Enter. (Huom! asetuksista riippuen, Enter voi myös tulostaa asiakkaan lainakuitin).
  • klikkaamalla X lainauskentän oikeasta ylänurkasta.

2.2 Lainausviestit

Huomautus liitteistä

Jos lainaat niteen, joka sisältää useita osia ja tieto osista on tallennettu niteen tietoihin kenttään 3 (Liitteiden määrä), saat ponnahdusikkunan, jossa kerrotaan montako osaa nide sisältää.

Lainaamisen estot

Joissakin tilanteissa Koha estää lainaamasta aineistoa asiakkaalle, jos järjestelmäasetuksissa estot ovat laitettu päälle. Näissä tilanteissa näytölle tulee huomautus lainaamisen eston syystä.

Asiakkaalla on liikaa maksuja


Hox! Uusintatilanteessa ohjelma ei ilmoita, jos sallittujen maksujen raja on ylittynyt.

Asiakkaalla on rajoite (lainauskielto)

  • Asiakas voidaan asettaa lainauskieltoon, kun palautuskehotus tai lasku on lähetetty.
  • Jos lähetetään lasku esim. turmeltuneesta aineistosta, pitää manuaalisesti lisätä asiakkaan tietoihin rajoite. Rajoitteen voi lisätä asiakastietojen muokkauksessa tai välilehdellä Rajoitukset -> Lisää rajoitus. Lisää Kommentti-kenttään tieto rajoitteen syystä ja mahdollinen vanhenemispäivämäärä. Tallenna.

Asiakkaan osoitetiedot ovat väärät

Jos asiakkan tiedoissa on päällä asetus, että osoite on tarkistettava, lainaus estyy.

Lainaustilanteessa tulee huomautus:

Huomautuksen voi poistaa, kun osoitetiedot on korjattu ja vaihtaa täpän Käyttäjätilin huomautukset -kohdassa Tarkista osoite -kohtaan "Ei".

Asiakas on kadottanut kirjastokorttinsa

Asiakasrekisteriin on merkitty huomautus kadonneesta kirjastokortista.

Lainaustilanteessa tulee huomautus:

Kun asiakkaan kirjastokortti on kadonnut, toimi kimpassa sovittujen käytäntöjen mukaan.
Huomautuksen voi poistaa asiakkaan tiedoissa vaihtamalla täppä Käyttäjätilin huomautukset -kohdassa Kortti kadonnut -kohtaan "Ei".

Asiakkaalle on laitettu rajoite (lainauskielto)

Asiakkaille voit laittaa rajoitteita, jotka aiheuttavat lainaukiellon. Rajoitteet voivat olla voimassa toistaiseksi tai määräajan. Rajoitteen voit lisätä muokkaamalla asiakastiedoissa kohtaa Asiakkaan rajoitukset tai välilehdellä Rajoitukset. Jos rajoite halutaan olemaan voimassa vain tietyn ajan, laita Vanhenee-kohtaan viimeinen voimassaolopäivä.

Toistaiseksi voimassa oleva rajoite:

Määräajan voimassa oleva rajoite:

2.3 Lainaushuomautukset

Joskus lainaustilanteessa näytölle voi tulla keltaisessa laatikossa oleva huomautus. Nämä huomautukset on käsiteltävä/huomioitava ennen lainaamisen jatkamista.

Aineisto on varattu jollekin toiselle asiakkaalle. Varausta ei ole vielä otettu kiinni.

Nide on varaushyllyssä varattuna toiselle asiakkaalle.

  • Jos esimerkiksi toinen perheenjäsen haluaa lainata varatun aineiston, valitse Poista varaus ja klikkaa Kyllä, lainaa (Y). Varaus poistuu alkuperäiseltä varaajalta.

Nide on jo lainassa tällä asiakkaalla.

Aineisto on lainassa toisella asiakkaalla.

Aineistoa ei lainata (niteen tila on "Ei lainattavissa").

Asiakkaalla on liian monta lainaa.

Viivakoodia ei löytynyt.

  • Kohassa on mahdollista käyttää pikaluettelointia, jos se on sallittu järjestelmäasetuksissa.

Lainattava nide on merkitty kadonneeksi.

  • Lainausasetusten määrittelystä riippuu, tuleeko huomautusta.

Lainattavalla niteellä on ikärajoitus, ja asiakas on liian nuori.

Lainattavalla niteellä on paljon varauksia, jonka takia lyhennetään laina-aikaa.

  • Huom! Asetus ei välttämättä ole päällä kimppasi Kohassa.

2.4 Uusinta

Lainassa olevien niteiden laina-ajan voi uusia sen mukaan, mitä ylläpidon Laina- ja käyttömaksusäännöissä on määritelty.

Asiakkaat voivat uusia lainojaan verkkokirjastossa, mutta uusinnan voi tehdä myös Kohan virkailijaliittymällä kirjastossa. Tämän voi tehdä kahdella eri tavalla.

1. Asiakkaan tiedoissa olevalla Lainassa-välilehdellä.

  • Uusinta-sarakkeessa näet, kuinka monta kertaa kukin nide on uusittu ja uusinnan valintaruudun kunkin niteen kohdalla. Valitse uusittavat niteet ja klikkaa näytön alareunasta painiketta Uusi tai palauta valitut niteet tai jos uusit kaikki lainat, klikkaa Uusi kaikki -painiketta.
  • Uusinta-sarakkeen yläreunassa olevalla toiminnolla "valitse kaikki" voit valita uusittavaksi kaikki lainat, jotka on mahdollista uusia. Toiminto "ei valintaa" poistaa valinnat.
  • Jos Sarakkeen näkyvyys -valikosta on valittu Palautus-toiminto aktiiviseksi, voit palauttaa lainat valitsemalla palautettavat niteet Palautus-sarakkeesta ja klikkaamalla näytön alareunasta painiketta Uusi tai palauta valitut niteet.
  • Jos kimpassa on käytössä asetus, joka estää uusimisen samana päivänä uudestaan, tulee huomautus "Ei uusintaa ennen...". Lainan voi uusia uudelleen kyseisen päivämäärän ja kellonajan jälkeen. Huomautus tulee, kun päivittää Lainassa-välilehden tai käy välillä toisella sivulla.
2. Uusinta Lainaus ja palautus -sivun Uusinta-linkistä.
  • Huomio kirjastosi käyttösäännöt. Joissain kirjastoissa uusittaessa pitää olla kirjastokortti mukana eli tätä toimintoa ei saa silloin käyttää, mikäli käyttösäännöt edellyttävät kirjastokorttia uusintatilanteessa.

Uusi lainat lukemalla niteen viivakoodi uusintakentään.

Jos niteen uusiminen onnistuu, saat ilmoituksen.

Jos nide ei ole lainassa, saat ilmoituksen.

Jos viivakoodia ei löydy, saat ilmoituksen.

2.5 Palauttaminen

Aineiston palauttamiseen pääset eri näyttöjen kautta.

Kaikista lainaustenvalvonnan toiminnoista on listaus Lainaus ja palautus -sivulla, jonne pääset jokaisen sivun vasemmasta yläreunasta olevasta linkistä.

Aineiston palauttaminen

Kun palautat aineistoa, lue niteen viivakoodi palautuskenttään. Palautetun niteen tiedot tulevat näytölle.

2.5.1 Palautuksen viestit

Toisen kirjaston aineisto

Jos olet palauttamassa jonkun muun kirjaston aineistoa, saat viestin, jossa ilmoitetaan mihin kirjastoon nide pitää kuljettaa.

  • Tämän jälkeen niteen tilaksi muuttuu Kuljetettavana.
  • Nide pitää palauttaa kotikirjastossaan, jotta sen tilaksi muuttuu Saatavana.

Useita osia sisältävä nide

Jos palautat niteen, joka sisältää useita osia ja tieto osista on tallennettu niteen tietoihin kenttään 3 (Liitteiden määrä), saat ponnahdusikkunan, jossa kerrotaan montako osaa nide sisältää.

Varatun niteen palautus

Jos palautat niteen, josta on varaus, saat siitä ilmoituksen.

  • Valitsemalla toiminnon Vahvista varaus, nide menee Odottaa-tilaan.
  • Toiminnolla Tulosta kuitti ja vahvista, ohjelma tulostaa varauksen Infokuitin ja muuttaa niteen Odottaa-tilaan.
  • Toiminnolla Älä huomioi, niteen tilaksi jää saatavana ja varaus säilyy asiakkaalla voimassa olevana.

Varaus toisessa kirjastossa

Jos palautat niteen, josta on varaus jossain toisessa kirjastossa, saat ilmoituksen ja tiedon, mihin kirjastoon nide pitää kuljettaa.

  • Valitsemalla Vahvista varaus ja kuljetus, merkitset niteen kuljetettavaksi siihen kirjastoon, missä on varatun aineiston noutopaikka.
  • Toiminnolla Tulosta kuitti, kuljeta ja vahvista, tulostaa ohjelma varauksen kuljetuskuitin ja merkitsee niteen kuljetettavaksi siihen kirjastoon, missä on varatun aineiston noutopaikka.
  • Toiminnolla Älä huomioi, niteen tilaksi jää saatavana ja varaus säilyy asiakkaalla voimassa olevana.

Asiakkaan maksut

Jos järjestelmä on asetettu näyttämään maksut palautuksen yhteydessä, saat keltapohjaisen viestin asiakkaan maksuista.

Kadonneeksi merkityt niteet

Jos palautat kadonneeksi merkityn niteen, saat seuraavan ilmoituksen:

2.6 Lainausnäytön huomautukset

Lainausnäytölle voi tallentaa lyhyitä viestejä, jotka näkyvät lainatessa asiakkaalle.

Viestien lisääminen asiakkaalle

Lainauskentän oikealla puolella on huomautuksia, joista alimmaisena on Viestit. Valitsemalla Lisää uusi viesti, voit lisätä asiakkaalle uuden viestin.

Kun valitset Lisää uusi viest, pääset valitsemaan, näytetäänkö viesti vain virkailijoille vai myös asiakkaalle asiakasliittymässä (valikossa asiakkaan nimi).

Voit valita viestin esimääritellyistä viesteistä tai kirjoittaa oman viestin. Kimpan pääkäyttäjät voivat lisätä esimääriteltyjä viestejä.

  • HUOMIO! Viesti asiakkaalle näkyy myös virkailijoille.

Viestin näkyminen

Viesti näkyy asiakkaalle ja/tai virkailijalle lainausnäytön oikeassa reunassa. Lihavoidut, punaiset viestit näkyvät vain virkailijoille, kursiivilla näkyvät viestit sekä asiakkaalle että virkailijoille.

Viestin näkyminen Kohan asiakasliittymässä:

2.7 Varaukset

Asiakas voi varata aineistoa Kohassa. Lainaus- ja käyttömaksusäännöissä ja asiakastyyppien ylläpidossa on määritelty säännöt, minkä mukaan varauksia voi tehdä.

Varauksen teko tiedonhaun kautta

Varauksen voi tehdä usealla tavalla. Yksinkertaisin tapa on tehdä varaus nimeketietojen näytön yläreunasta Varaa-napista.

Varauksen voi tehdä myös hakutuloslistauksessa:
  • näytön yläreunassa Varaa-napista, kun on valinnut näytöltä varattavat nimekkeet
  • nimeketietojen jäljessä olevasta Varauksia-linkistä.

Kun teet varauksen, täytyy asiakkaan tiedot hakea näytölle joko kortin viivakoodilla tai asiakkaan nimellä hakemalla. Huom! Noudata kirjastosi sovittuja käytäntöjä.

Varauksen teko asiakastietojen kautta

Voit tehdä varauksen myös asiakastiedoista päin. Klikkaa Hae ja varaa -nappia...

...hae tarvittava nimeke ja tee varaus.

Kun olet valinnut asiakkaan, jolle varaus tehdään, voi varauksen tietoja tarkentaa:
  • Muuta-laatikkkoon voit kirjoittaa varaukseen liittyviä lisätietoja tarvittaessa.
  • Valitse Noutopaikkaan kirjasto, mistä asiakas noutaa aineiston.
  • Jos varaus halutaan alkamaan tulevaisuudessa, anna Varauksen alkamispvm -laatikkoon aloituspäivämäärä. Muuten siihen tallentuu kuluva päivä.
  • Jos varaus halutaan olemaan voimassa vain tiettyyn päivämäärään saakka, merkitse päiväys Varaus vanhenee -laatikkoon.
  • Oletuksena on Varaa seuraava vapaa nide. Jos haluat tietyn niteen varaukseen, valitse nide listalta Varaus-sarakkeesta.
  • Varausten määrän voit valita Tee varauksia (määrä) -sarakkeesta.

Useampi varaus kerralla

Jos haluat tehdä varauksen useammasta nimekkeestä kerralla, valitse nimekkeiden vasemmalta puolelta valintaruudusta halutut nimekkeet ja klikkaa Varaa-nappia.

Varaussivulle listautuu valitut teokset. Valitse noutopaikka ja klikkaa Varaa.

2.8 Varausten käsittely

Varauksia voi muuttaa ja peruuttaa Varaukset-välilehdellä, jonne pääsee nimeketietueen vasemmalla olevasta valikosta. Myös asiakkaan varauksista käsin pääsee varauksiin klikkaamalla Varaukset-välilehdellä teoksen nimeä.

tai

Varauslistalla voit muuttaa varausten järjestystä, noutopaikkaa tai keskeyttää tai peruuttaa varauksen.

Varausten järjestyksen muuttaminen

Jos jostain syystä täytyy varausjonon järjestystä muuttaa (ei saa tehdä ilman erityistä syytä), se tapahtuu muuttamalla Järjestys jonossa -sarakkeessa olevia numeroarvoja. Tai klikkailemalla vihreitä nuolia. Huom! Tätä oikeutta ei välttämäti ole kaikilla työntekijöillä.

  • Jos muutat järjestystä jonossa tai poistat varauksen, muista klikata Päivitä varaukset -nappia tallentaaksesi toiminnot.

Varauksen kiinnittäminen viimeiseksi jonossa

Jos klikkaat varauksen oikealla puolella olevaa vihreää nuolta, varaus menee viimeiseksi listalle ja pysyy viimeisenä, vaikka uusia varauksia tulisi sen jälkeen. Tämä toiminto voi olla tarpeellinen esim. kotipalveluasiakkaiden kohdalla, joilla niteiden laina-aika voi venyä pidemmäksi kuin muilla asiakkailla.

Kun varauksen kohdalla näkyy vihreä nuoli, jonka alla on viiva, se tarkoittaa, että varaus pysyy alimmaisena jonossa.

Yksittäisen varauksen keskeyttäminen

Jos asiakas haluaa keskeyttää yksittäisen varauksensa tietyksi ajaksi, sen voi tehdä valitsemalla kalenterikuvakkeesta päivämäärän, mihin asti varaus on keskeytettynä ja klikkaamalla Keskeytä-nappia.

Kun varaus on keskeytetty, varauksen kohdalle tulee Jatka-nappi ja näkyy päivämäärä, mihin saakka keskeytys on voimassa. Voit palauttaa varauksen voimaan myös (tyhjentämällä päivämäärän ja) klikkaamalla Jatka.

Asiakkaan kaikkien varauksien keskeyttäminen

Jos asiakas haluaa keskeyttää kaikki varauksensa, voi sen tehdä asiakkaan tiedoissa Varaukset-välilehdellä klikkaamalla Keskeytä kaikki varaukset -nappia. Vastaavasti varaukset saa taas voimaan klikkaamalla Jatka kaikkia keskeytettyjä varauksia -nappia.

Varauksen poistaminen

Varauksen poistaminen onnistuu yksitellen klikkaamalla varauksen kohdalla punaista ruksia.

Varauksen voi myös poistaa asiakkaan tiedoissa Varaukset-välilehdellä valitsemalla Poista?-sarakkeeseen "Kyllä" ja klikkaamalla Peruuta valitut varaukset -nappia.

Useita varauksia kerralla voit poistaa merkitsemällä kunkin varauksen alasvetovalikosta poistettavaksi ja klikkaamalla lopuksi Päivitä varaukset.

2.9 Varausten kiinnijääminen

Varaus voi jäädä kiinni joko virkailijaliittymässä palautettaessa tai palautusautomaatilla palautettaessa.

2.9.1 Varaus palautetaan virkailijaliittymässä

Kun palautetaan varattuja niteitä, tulee varauksesta ilmoitus.

Kun varauksen noutokirjasto on sama kuin mihin nide on palautettu:

Kun varaus hyväksytään, asiakkaalle lähtee noutoilmoitus.

Kun varauksen noutokirjasto on eri kuin mihin nide on palautettu:

Tässä tapauksessa nide menee kuljetustilaan, eikä asiakkaalle lähde vielä noutoilmoitusta. Ilmoitus lähtee vasta, kun nide palautetaan noutokirjastossa.

Huomaa: Molemmissa tapauksissa varaus vahvistetaan tai tulostetaan kuitti ja hyväksytään varauksen kiinnijääminen. Älä huomioi jättää varauksen voimaan asiakkaalle, mutta sallii lainaamisen toiselle asiakkaalle (ohjelma huomauttaa varauksesta).

2.9.2 Varaus palautetaan automaattiin

Jos kimpassa on käytössä varatun aineiston noutoilmoitusten viivästäminen automaattipalautuksille, menevät kaikki automaatilla palautetut varatut niteet kuljetustilaan. Myös noutopisteeseen palautuneet jäävät odottamaan "kuljetusta" uudelleenkäsittelyyn. Käytännössä kaikki automaattiin palautetut varaukset pitää siis palauttaa noutopisteessä uudelleen virkailijaliittymässä, vasta siinä vaiheessa noutoilmoitus lähtee asiakkaalle.

Jos viivästys ei ole käytössä, lähtee noutoilmoitus asiakkaalle heti, kun aineisto palautetaan automaattiin.

2.9.3 Varausten näkyminen asiakkaan tiedoissa

Asiakkaan tiedoissa näkyy Varaukset-välilehdellä, minne varattu nide on palautettu ja milloin.

Virkailijaliittymässä palautettu varaus:

  1. Kuljetettavana noutokirjastoon
  2. Odottaa noutopisteessä

Automaattiin palautettu:

Jos noutoilmoitusten viivästäminen automaattipalautuksissa ei ole käytössä, näkyy varaus samalla tavalla kuin yllä olevassa tapauksessa.

Jos käytössä on noutoilmoitusten viivästäminen, näkyy varaus näin:

2.9.4 Kiinni jääneiden varausten näkyminen kokoelmatiedoissa ja varausjonossa

Kokoelmat-välilehdellä nidetiedoissa näkyy varatun ja kuljetuksessa olevan niteen tilanne.

  1. Automaatilla palautettu, noutoilmoitusta ei vielä lähetetty. Varaus näkyy nidevarauksena.
  2. Noudettavissa oleva, noutoilmoitus lähetetty

Varausjono-sivulla kiinni jäänyt varaus voi olla kolmessa eri tilassa:

  1. Ylimmäisenä: automaatilla palautettu, kiinni jäänyt varaus, noutoilmoitusta ei vielä lähetetty. Priority-sarakkeessa varaus on In transit/Kuljetettavana-tilassa.
  2. Keskimmäisenä: noudettavissa oleva, noutoilmoitus lähetetty. Priority-sarakkeessa tietona Waiting/Odottaa
  3. Alimmaisen: Kuljetettavana oleva varaus.

Varauksen noutaa muu kuin varaaja itse

Jos varauksen noutaa joku muu kuin varaaja itse (perheenjäsen tai muu valtuutettu), saat huomautuksen, josta pitää ensin valita Peruuta varaus (poistaa varauksen varaajan tiedoista) ja sitten Kyllä, lainaa (Y).

2.10 Siirto-toiminto

Kirjastokimpassa voit siirtää niteitä toiseen kirjastoon käyttämällä Siirto-työkalua.
  • Valitse: Lainaus ja palautus -> Siirto


Valitse alasvetovalikosta kirjasto, johon olet siirtämässä aineistoa ja lue siirrettävän niteen viivakoodi Syötä viivakoodi -kohtaan. Paina lopuksi OK.


Nyt niteeseen tulee palautuksessa tieto määränpäästä..


ja niteen tilaksi kuljetuksessa.

Kun nide saapuu kohteeseen, se on siellä palautettava, jotta nide ei ole enää kuljetuksessa.

Nidettä ei ole pysyvästi siirretty kohdekirjastoon. Niteen kotikirjasto ei muutu, mutta nykyinen paikka on toinen kirjasto.

2.11 Kirjaston valinta

Oletuksena on, että kirjaudut virkailijatyökaluun kotikirjastossasi. Kirjaston nimi näkyy virkailijatyökaluikkunan oikeassa yläreunassa. Tärkeää: Lainat ja palautukset rekisteröityvät tunnukselle valitun kirjaston mukaan.

Jos työskentelet useammassa kirjastossa, pääset valitsemaan kirjaston Aseta kirjasto -napista. Valitse kirjasto alasvetovalikosta ja klikkaa OK.


Valitsemasi kirjasto tulee näkyviin oikeaan yläkulmaan ja toiminnot tapahtuvat valitsemassasi kirjastossa (lainat, palautukset jne.)

2.12 Pikaluettelointi (ei käytössä)

Koha Manual - Fast Add Cataloging

2.13 Lainauksen raportit

Useimmat raportit saadaan Raportit-moduulin kautta, mutta joitakin raportteja löytyy myös Lainauksen toiminnoista.

Mene: Lainaus ja palautus -> Lainausraportit.

Varausjono

Tämä raportti näyttää kaikki varaukset kirjastossasi.

Hyllyvaraukset

Huomioi: Koha-Suomi on tehnyt oman versionsa hyllyvarauslistasta. Se on kuvattu wikin Raportit-osiossa

Tämä listaus näyttää kaikki nimekkeet, joista on varauksia ja joilla on niteitä saatavana. Ensin kannattaa tarkistaa ne varaukset, joissa noutokirjastona on oma kirjasto/oman kunnan toinen kirjasto. Noutokirjaston näkee viimeisestä sarakkeesta "Varauspvm ja noutopaikka".

Voit rajata hakua Tarkenna tuloksia -valikosta vasemmalla. Oletusarvona alkupäivämääränä on 365 vrk ennen kuluvaa päivää, mutta päivämäärän voi muuttaa ennen hakua.

Voit suodattaa hakutuloksesta Kirjastot-sarakkeen alla olevasta valikosta oman kirjastosi aineistot esille. Jos valintaa ei ole tehty, näkyvillä on Ei mitään.

Näytön alareunassa näkyy, minkä verran aineistoa on suodatettu.

Voit muokata sarakkeiden näkyvyyttä..

..ja lajitella hakutuloksia nuolimerkinnöistä.

Hyllyvarauslistan voi tulostaa ctrl+p -näppäinyhdistelmällä.

Noudettavissa olevat varaukset

Tämä raportti näyttää kaikki kirjastossasi noutoa odottavat niteet.

Niteet, joiden noutoaika on mennyt umpeen, näkyvät Vanhentuneet varaukset -välilehdellä.

Varauksia per nide

Tällä raportilla näet mm. varausten määrän yhtä nidettä kohti.

Vastaanotettavat kuljetukset

Tässä raportissa näkyvät ne niteet, jotka Kohan mukaan on kuljetuksessa kirjastoosi.

Myöhässä

Koska tämä raportti vie paljon resursseja, sen määritykset annetaan ennen raportin ajamista.

Myöhässä ja maksuja

2.14 Kirjaston sisäisen käytön seuranta

Ei vielä sisältöä.

2.15 Offline eli yhteydettömän tilan lainaus

Vaikka nettiyhteys ei toimisi, voit jatkaa lainaamista. Vaihtoehtoina on
  1. Offline lainausohjelma Windowsille (KOC). Erillinen ohjelma yksittäisille lainauskoneille. Tätä voi käyttää, kun ei ole yhteyttä internetiin.
  2. Koha Offline Circulation Tool (KOCT), joka on selaimen lisäosa. Tätä voi käyttää esimerksi yllättävien verkkoyhteyskatkoksien aikana.
  3. Yhteydettömän tilan lainaus, jota voi käyttää, kun tietää ennakkoon, ettei yhteyttä ole. Esimerkiksi kirjastoautossa. Ei suositella käytettäväksi

2.15.1. Offline lainausohjelma Windowsille (KOC)

https://koha-community.org/manual/16.11/html/ch05s13.html
tai
http://manual.koha-community.org/3.8/en/offlinecirc.html
Englanninkielinen asennettava ohjelma, jota ei ole käännetty suomeksi.

Ohjelman asennus- ja käyttöohjeohje PDF-muodossa: Koha Offline Circulation -ohje

Ennen kuin lainaus aloitetaan, voi tuoda .koc-tiedoston. Asiakastiedoston tekevät kehittäjät, jotka toimittavat sen tietoturvallisesti paikkaan, mistä käyttäjät saavat sen kopioitua omalle koneelle. Tiedoston hyöty on siinä, että lainaustilanteessa näkyy asiakkaan nimi, lainat sekä maksut. Tiedoston luomiseen menee tunteja, joten äkillisissä tapauksissa tätä toimintoa ei voida käyttää.

Huomaa: Tietoturvan vuoksi ei ole kuitenkaan hyvä, että tehdään ns. paikallisia kopioita asiakasrekisteristä. Ohjelmaa voi käyttää ilman borrowers.db –tiedostoa.

Offline-ohjelmassa valitaan Database -> Select Borrowers DB File. Omalta koneelta valitaan tuotu .koc-tiedosto (useimmiten ladatut tiedostot -kansiossa) ja klikataan Avaa.

Lainaaminen tehdään Issues-välilehdellä. Asiakkaan kirjastokortin numero luetaan Borrower Cardnumber -kenttään (tai tehdään haku asiakastietoihin Search-laatikon kautta). Kun olet syöttänyt kirjastokortin numeron, klikkaa Accept. Lainattavat teokset luetaan _Item Barcode -kenttään ja Asiakkaan lainat näkyvät Previously Scanned Barcodes -ikkunassa. Eräpäivää ei voi tässä määritellä, mutta se määrittyy automaattisesti aineistolle, kun lainaukset siirretään pääjärjestelmään. Asiakkaalle voi antaa aineistolajin mukaisen eräpäivälapun (kuittia ei pysty tulostamaan).

Kun asiakkaalle on lainattu kaikki aineisto, klikkaa OK sivun alareunassa. Päivän ensimmäisen lainaajan jälkeen saat ikkunan, jossa valitset, millä nimellä ja mihin kansioon haluat tallentaa offline-tiedostot. Kaikki loput asiakkaat ja lainat tallentuvat samaan tiedostoon tai tiedostopaikkaan automaattisesti. Kannattaa käyttää aina samaa kaavaa, sillä tiedosto pitää osata myös hakea kansiosta, kun tiedot siirretään pääjärjestelmään. Esimerkissä on käytetty työpöytää tallennuspaikkana ja oletustiedostonnimeä (koostuu päivämäärästä ja kellonajasta: vvvv-kk-pp tunti-minuutti-sekunti-sekunninsadasosa).

Returns-välilehdellä voi tehdä palautuksia, mutta se ei ole suositeltavaa varausten takia.

History-välilehdellä näkyy kuluvan päivän lainaus- ja palautustapahtumat.
Type-sarakkeessa issue tarkoittaa lainausta.

Kun nettiyhteys on jälleen käytettävissä, voit siirtää offline-lainaukset pääjärjestelmään.
Mene Lainaus ja palautus -näyttöön ja valitse sieltä Lähetä yhteydettömän tilan lainaustiedosto (*.koc).

Seuraavalla näytöllä etsi Selaa-napista tallennettu tiedosto.

Esimerkissä tiedosto tallennettiin työpöydälle. Kun olet valinnut tiedoston, klikkaa Avaa-nappia ikkunan oikeassa alareunassa.

Tiedosto näkyy nyt valittuna. Klikkaa Lähetä tiedosto.

Kun lähetyksen tila on 100%, klikkaa Lisää yhteydettömän tilan jonoon.

Jos tiedostoja on useampia, tee kaikille sama toiminto klikkaamalla Lähetä toinen KOC-tiedosto.
Kun kaikki tiedostot on lähetetty, klikkaa Näytä käsittelyä odottavat yhteydettömän tilan tapahtumat.

Seuraavalla näytöllä valitset kaikki rivit (jos siellä ei ole mitään virheilmoituksia, ne rivit voit jättää vaikka valitsematta jos sellaisia on) ja klikkaa Käsittele.

Kun saat alla olevan näytön, lähetys on onnistunut.

Lopuksi

Lopuksi poista koneeltasi tiedostot täydellisesti.

Etsi koneeltasi tiedosto, johon lainat tallennettiin. Esimerkkitapauksessa Resurssin hallinta, Työpöytä. Klikkaa tiedosto(t) aktiiviseksi ja paina sen jälkeen yhtä aikaa Shift + Del. Ohjelma kysyy haluatko poistaa pysyvästi (lopullisesti). Vastaa kyllä.

Huom! Nämä tiedostot on poistettava kokonaan, koska Koha Offline Circulation tallentaa kaikki lainat samaan paikkaan. Koha menee sekaisin, jos useiden päivien lainat siirtyvät pääjärjestelmään yhä uudelleen.

2.15.2 Koha Offline Circulation Tool (KOCT)

http://manual.koha-community.org/3.16/en/offlinecirc.html
englanninkielinen lisäosa, jota ei ole käännetty suomeksi.

Ohje asennukseen ja käyttöön:

KOCTOffline-asennusjakäyttö.pdf

Lainausnäkymä:

2.15.3 Yhteydettömän tilan lainaus

Tämä ei ole suositeltava tapa

Etukäteen tehtävät toimet

Ennen yhteydettömän tilan lainausta täytyy työasemalle ladata tiedostoja.

Mene: Lainaus ja palautus -> Yhteydettömän tilan lainaus.

Synkronoi tiedostot jokaisella työasemalla klikkaamalla Synkronoidaan-linkkiä.

Tämä antaa sinun ladata paikallisen kopion asiakkaista ja lainaustiedoista. Klikkaa Lataa tietueet sivun vasemmassa yläreunassa. Kun tiedot on ladattu, näet niiden viimeisimmän päivitysajankohdan.

Päivitys pitäisi tehdä säännöllisesti, jotta yhteyskatkon aikana olisi mahdollisimman tuoreet tiedot käytettävissä. Päivitys kestää pitkään.

Lainaaminen

Kun verkkoyhteys ei ole käytettävissä, mene Yhteydettömän tilan lainaukseen Kohassa ja klikkaa Lainaus.

Lainaaminen aloitetaan lukemalla lainaajan kirjastokortti sivun yllä olevaan laatikkooon. Jos näppäilet asiakastunnuksen, käytä isoja kirjaimia. Asiakkaan tiedot, olemassaolevat lainat ja maksut tulevat näytölle.

Lue lainattavan niteen viivakoodi ja anna eräpäivä. Jos et anna eräpäivää, Koha muistuttaa asiasta.

Kun nide on lainattu, se ilmestyy asiakkaan tietoihin.

Kohan yhteydettömän tilan tietojen lataaminen

Kun nettiyhteys on taas käytettävissä, synkronoi yhteydettömän tilan lainaukset (ja palautukset) klikkaamalla Lähetystapahtumat (nuoli ylöspäin) klikkaamalla Odottavat yhteydettömän tilan toimet. Linkin yläpuolella voi lukea myös ettei ole odottavia tapahtumia, varmista kuitenkin asia Odottavan yhteydettömän tilan toimet linkistä.


Saat näytölle listan tapahtumista, jotka odottavat lataamista tietokantaan.

Kun kaikista koneista on lähetetty yhteydettömän tilan lainaukset tietokantaan, voit valita rastittamalla ne kaikki tai vain ne, jotka haluat käsitellä Kohaan.

  • Klikkaa Käsittele-nappia ja Koha tallentaa jokaisen toiminnon yksitellen. Jokaiselle toiminnolle (issue = lainaus, return = palautus) on oma rivinsä ja ilmoitus onnistuuko toiminnon tallentaminen Kohaan.
  • Onnistui, jos toiminto on tallennettu onnistuneesti
  • Asiakasta ei löytynyt, jos asiakkaan kortin numero on väärin
  • Nidettä ei löytynyt, jos niteen viivaakoodi on väärin.
  • Nide ei ole lainassa, jos palautit saatavilla olevan niteen.

Kun käsittely on valmis, saat yhteenvedon tapahtumista.