11 Työkalut » Historia » Versio 47

« Edellinen - Versio 47/48 (eroavuus) - Seuraava » - Nykyinen versio
Anneli Österman, 09.08.2019 13:20


11. Työkalut

Kohan Työkalut-osiossa on monenlaisia toimintoja, joilla voi mm. muokata ja poistaa niteitä tai tietueita, tulostaa tarroja, tuoda luettelointitietoja Tätistä, lähettää laskuja, käyttää siirtokokoelmia jne. Käyttäjän oikeuksista riippuu, mitä työkaluja hänelle on näkyvissä. Osa työkaluista ei ole käyttökelpoisia tai tarpeellisia Suomen toimintaympäristössä.

  • Punaisella pallolla merkityt eivät ole käyttökelpoisia tai tarpeellisia.
  • Keltaisella pallolla merkityt toimivat, mutta eivät ole pääsääntöisesti tarpeellisia (enää).

11.1 Asiakaslistat

Asiakaslistat-työkalulla voi luoda asiakkaista listoja, joita voi sitten hyödyntää mm. asiakastietojen erämuokkauksessa.

Etusivulla listataan olemassa olevat asiakaslistat. Uuden asiakaslistan voi tehdä Uusi asiakaslista -nappia painamalla.

Anna listalle nimi ja tallenna se.

Tämän jälkeen listalle voi lisätä asiakkaita klikkaamalla Toiminnot-nappia ja valitsemalla Lisää asiakkaita.

Siitä aukeaa sivu, jolla pystyt hakemaan asiakkaita esim. nimellä. Valitse hiirellä tarjottu asiakastieto, jolloin se listautuu hakukentän alapuolelle. Voit hakea useamman asiakkaan tiedot ennen kuin lisäät heidät listalle.

Nyt pääset tarkastelemaan listalla olevia asiakkaita. Voit myös poistaa heitä listalta valitsemalla heidän tiedot ja klikkaamalla Poista valitut asiakkaat. Ohjelma kysyy varmistuksen "Poistetaanko asiakas". Huom! Asiakastietoja ei poisteta rekisteristä, vain listalta.

Asiakkaita voi lisätä listalle myös asiakashaun kautta valitsemalla ensin halutut asiakkaat ja valitsemalla sitten Lisää valitut asiakkaat -valikosta haluamasi lista.


11.2 Ilmoitukset ja kuitit

Ilmoituksia ja kuitteja ylläpitää pääsääntöisesti kimppojen pääkäyttäjät, mutta tässä voi olla kimppakohtaisia eroja.

Ilmoitukset ja kuitit -työkalun etusivulla on lista olemassa olevista pohjista. Ilmoitukset voivat olla joko kaikkia kirjastoja koskevia tai kirjastokohtaisia. Kirjastokohtaiset pohjat ovat listan lopussa.

  • Uusi pohjia voi tehdä Uusi ilmoitus -napilla
  • Pohjan voi kopioida toiselle kirjastolle Kopioi-napilla
  • Pohjaa voi muokata Muokkaa-napilla
  • Pohjan voi poistaa Poista-napilla

Ilmoituksen muokkaaminen

Ilmoituksen/kuitin voi tehdä samoille kielille kuin mitä Kohaan on asennettu käyttökieliksi. Lisäksi on olemassa Oletus-pohja, jota käytetään silloin, kun asiakkaalle ei ole valittuna asiointikieltä. Ilmoituksen voi määrittää eri viestityypeille: sähköposti, puhelin (vaatii TalkingTechItivaPhone-tuen), tuloste ja tekstiviesti. Muutokset tallennetaan OK-napista.

Ilmoitukseen/kuittiin voi lisätä tekstiä sekä tägejä, joilla viestiin lisätään tietokannasta tietoja. Tägejä voi lisätä vasemman reunan valikosta tai kirjoittaa sen itse. Viestin aihe -kenttään kirjoitetaan sähköpostiviestin aihe. Myös viestin aiheessa voi käyttää tietokanta-tägejä. Jos viesti on html-muotoinen, laitetaan rasti kohtaan HTML-viesti, jolloin viesti osataan käsitellä oikein.


11.3 Myöhästymisilmoitusten määrittely

Myöhästymisilmoitusten eli palautuskehotusten aikataulu määritetään Myöhästymisilmoitusten määrittely -työkalulla. Määrittelyt voivat olla joko kaikkia tai yksittäisiä kirjastoja koskevia. Ilmoituksia voi lähettää kolme, mutta kaikkia tai mitään ei tarvitse lähettää. Huomioi, että jos oletussääntö on määritetty, ei yksittäiselle kirjastolle pysty tekemään sääntöä, että ilmoituksia ei lähetetä ollenkaan.
  • Taulukossa listataan ne asiakastyypit, joille on määritetty asiakastyyppien ylläpidossa, että myöhästymisilmoituksia lähetetään.
  • Viive-kenttään määritetään, montako päivää eräpäivän jälkeen myöhästyisilmoitus lähetetään.
  • Kirje-sarakkeessa valitaan, mitä ilmoituspohjaa käytetään viestiä lähetettäessä. Ks. Ilmoituksen ja kuitit -kohta.
  • Rajoita-kohtaan laitetaan rasti, jos halutaan asiakkaan menevän lainakieltoon viestin lähdettyä.
  • Maksu-kohtaan määritetään ilmoituksesta perittävän maksun määrä.
  • Sähköposti, Puhelin, Tuloste ja Tekstiviesti -kohdista valitaan halutut vaihtoehdot.
  • Määrittelyt tallennetaan Tallenna muutokset -nappulalla.

11.4 Lähetä laskuja

Koha-Suomessa kehitetty versio laskutuksesta.

Ohjeet

  • Valitse kirjasto, taulukko näyttää nykyisen kirjaston niteet. Jos haluat käsitellä useamman kuin yhden kirjaston niteitä, lisää asetusryhmä, jonka nimessä on "LASKU" ja valitse se haluamillesi kirjastoille.
  • Kirjastolle pitää valita laskutusryhmä kirjastojen asetuksissa. Nyt valittavana on kaksi vaihtoehtoa: SAPERP ja PDFBILL. SAPERP lähettää laskut KuntaErpiin ja PDFBILL luo tulostettavia PDF-tiedostoja
  • Niteet voidaan valita tai poistaa valinta klikkaamalla 'Valitse kaikki', tai valitsemalla niteet yksitellen. Niteen korvaushintaa voi muokata ja kaikki esimääritetyt lisämaksut lisätään automaattisesti. Valitse laskutettavat niteet alapuoliselta listalta ja klikkaa 'Luo laskut' -nappia.
  • Korvaushintaan tehdyt muutokset nollataan laskun luomisen jälkeen, mutta hinta näkyy oikein laskulla.
    Kun laskut luodaan onnistuneesti, tallennetaan tietokantaan kyseisen päivän aikaleima ja se näytetään taulun "last bill created"-sarakkeessa.
  • Jos asiakas on lapsi, näytetään huoltaja ja lasku luodaan hänelle.
  • Järjestelmäasetuksissa voi määritellä, mitkä maksut poistuvat asiakkaan tiedoista palautuksen yhteydessä: RemoveFinesOnReturn

11.5 Asiakkaiden poisto/lainatietojen poisto eräajona


11.6 Asiakkaiden muokkaus eräajona

Asiakkaiden tietoja voi muokata eräajona eli tehdä sama muutos isommalle joukolle kerralla.


Muokattavat asiakkaat voi valita kolmella tavalla
  • tiedostosta
  • asiakaslistalta
  • lisäämällä heidän kirjastokortin numeron tekstikenttään, yksi per rivi

Sen jälkeen valitaan Seuraava

Asiakkaille voi joko lisätä tai poistaa tietoja. Poistaminen tapahtuu laittamalla rasti kentän viereen. Lopuksi valitaan Tallenna.


11.7 Niteiden poisto eräajona

Niteiden poistossa eräajona pystyy poistamaan ison joukon niteitä kerralla.

Valitse ensin poistettavat niteet.
  • Voit tuoda niteet tiedostosta, joka sisältää joko viivakoodeja tai nidenumeroita (itemnumber).
    • Vinkki: Viivakoodi-tiedoston pystyy luomaan esim. Nidehaulla tai lukemalla/lisäämällä ne tekstitiedostoon.
  • Tai lukea poistettavien niteiden viivakoodit tekstikenttään.

Valitse sitten Jatka.

Poistettavat niteet listautuvat avautuvalle sivulle.
  • Voit valita, mitä sarakkeita niteistä näytetään.
  • Voit vielä tässä vaiheessa ottaa pois rastin sellaisen niteen kohdalta, jota ei tarvikaan poistaa.
  • Suositus: Kannattaa laittaa rasti kohtaan Poista tietueet, jos kaikki niteet poistettu, jotta tietokantaan ei jää "roikkumaan" niteettömiä nimekkeitä. Huomioi kuitenkin kimppakohtaiset käytännöt.

Valitse lopuksi Poista valitut -painike.

Saat yhteenvedon poistetuista niteistä ja tietueista:

Voit palata eräpoiston etusivulle Palaa niteiden poiston eräajoon -napista tai linkistä.

Huomaa, että päädyt niteiden eräpoistoon myös silloin, jos valitset tietueesta useamman niteen ja sitten valitset taulukon yläpuolelta Poista valitut


11.8 Niteiden muokkaus eräajona

Niteiden muokkaus eräajona tietueesta käsin on ohjeistettu Niteiden erämuokkaus-osiossa.

Työkaluista käsin liikkeelle lähdettäessä valitaan ensin, mitä niteitä muokataan.

Niteet voi tuoda
  • Viivakooditiedostosta, joka on tehty esim. keräämällä viivakoodeja muistioon tai tallentamalla nidehaku viivakooditiedostoksi.
  • Nidenumerotiedostosta, joka on tehty esim. raportit-osiossa sql-kyselyllä tietokannasta
  • Lukemalla niteet yksi kerrallaan tekstilaatikkoon

Niteille voi halutessaan lisätä oletuspohjan arvot laittamalla rastin kohtaan Täytä kentät oletusarvoilla, oletuspohjasta. Huomioi, että tämä ei välttämättä tuo mitään arvoja niteille, jos oletusluettelointipohjaan ei ole määritetty oletusarvoja 952-kenttään.

Valitse Jatka muokataksesi niteitä.

Erämuokkauksessa voit
  • valita, mitä niteitä muokataan
  • poistaa niteiltä lainassa-tilan (käytä harkiten)
  • säätää, mitä tietoja niteistä näytetään muokkauksessa
Niteiden muokkaus
  • Pakolliseksi merkittyjä tietoja ei pysty poistamaan niteiltä, mutta ne voi vaihtaa toiseksi tiedoksi.
  • Tiedon pystyy poistamaan laittamalla rastin halutun kentän viereen. Esim. kokoelmakoodin saa poistettua laittamalla rastin Kokoelma-kentän viereen.
  • Tiedon pystyy lisäämään joko valitsemalla alasvetovalikosta vaihtoehdon tai kirjoittamalla kenttään haluttu tieto. Riippuu kentästä, kumpi vaihtoehto on mahdollista. Esim. kirjasto- ja hyllypaikkatieto valitaan alasvetovalikosta, mutta huomautus-kenttiin kirjoitetaan haluttu tieto.

Muutokset tehdään valitsemalla Tallenna. Jos et haluakaan tehdä muutoksia, valitse Peruuta tai sulje ikkuna/välilehti, jolloin muutoksia ei tehdä.


11.9 Tietueiden poisto eräajona

Tietueita pystyy poistamaan eräajona. Samaan näkymään voi päästä kahta kautta.

Korista

  • Valitse poistettavat tietueet ja klikkaa sitten Eräpoisto

Työkaluista käsin

  • Valitse ensin, poistatko bibliografisia tietueita (nimekkeitä) vai auktoritettitietueita (esim. kirjailijoita, asiasanoja).
  • Voit tuoda poistettavat tietueet joko
    • tiedostona, joka sisältää poistettavien tietueiden tietuenumerot (biblionumber). Tällaisen listan voi luoda esimerkiksi sql-kyselyllä Raportointi-osiossa tai keräämällä tietuenumeroita Muistioon.
    • lisäämällä tietuenumerot tekstikenttään yksi per rivi.

Valitse sitten Jatka.

Tietueiden poistossa listataan poistoon valitut tietueet.

  • jos tietueeseen liittyy lainassa olevia niteitä, ei sitä pysty poistamaan.
  • voit vielä tässä vaiheessa ottaa rastin pois niiltä tietueilta, joita et halua poistaa.
  • Huomioi: tietueiden eräpoisto poistaa myös tietueeseen liittyvät tilaukset, niteet ja varaukset
    • tämä voi olla kätevää esim. kun teos ei ilmesty ja siihen on paljon varauksia, jolloin sitä ei pysty poistamaan tietueesta käsin poistamatta ensin varauksia.

Valitse lopuksi Poista valitut tietueet. Jos et haluakaan poistaa, valitse Peruuta tai sulje ikkuna/välilehti, jolloin poistoa ei tehdä.

Poiston jälkeen saat kuittauksen poistetuista tietueista


11.10 Tietueiden muokkaus eräajona

Tietueiden muokkauksessa eräajona voi lisätä/muokata tai poistaa MARC-kenttiä. Valituille tietueille voi esimerkiksi lisätä kielikoodin tai huomautuksen.

Erämuokkauksessa on rajoituksia
  • jos tietueessa on jo olemassa muokattavaksi valittu MARC-kenttä, päivittää työkalu sen. Se ei lisää uuttaa toistumaan kentästä.
  • kiinteämittaisia kenttiä ei pysty muokkaamaan/poistamaan

Ennen kuin tietueita voi muokata, pitää määrittää käytettävä MARC-muokkauksen pohja.

Tietueiden erämuokkaukseen pääse kahta kautta.

Korista
  • Vie muokattavat tietueet koriin ja valitse kaikki (tai halutut) ja valitse sitten Erämuokkaus.

Työkaluista

  • Valitse ensin, muokataanko bibliografisia tietueita (nimekkeitä) vai auktoriteettitietueita (esim. kirjailija, asiasana).
  • Seuraavaksi valitaan muokattavat tietueet joko
    • tuomalla ne tiedostosta, jossa on lista tietuenumeroista (biblionumber). Tällaisen voi luoda esim. sql-kyselyllä Raportointi-osiossa tai keräämällä tietuenumeroita Muistioon.
    • listaamalla tietuenumerot tekstikenttään yksi per rivi
  • Viimeiseksi valitaan, mitä muokkauspohjaa käytetään eli mitä muutoksia tietueille tehdään.

Valitse sitten Jatka.

  • Voit vielä vaihtaa muokkauspohjan tai tullessasi korista käsin, valitse se nyt.
  • Voit tarkistaa muokkausen tuloksen valitsemalla Näytä MARC, jolloin avautuu MARC-tietueen esikatselu ja mukana on myös haluttu muutos:

Kun kaikki on kuten pitääkin, valitse Muokkaa valittuja tietueita.

Saat kuittauksen, onnistuiko muokkaus:


11.11 Automaattinen niteen muokkaus iän mukaan

Niteitä voi muokata automaattisesti iän mukaan. Työkalulla luodaan säännöt, joiden mukaan niteitä käsitellään automaattisesti. Sääntöjen lisäksi järjestelmänkehittäjän pitää ajastaa yöllinen ajo (misc/cronjobs/automatic_item_modification_by_age.pl), joka varsinaisesti sitten tekee sääntöjen mukaiset muutokset.

Olemassa olevat säännöt näkyvät työkalun etusivulla. Sitä muokkaamaan ja uusia sääntöjä luomaan pääsee valitsemalla Muokkaa sääntöjä

Voit nyt joko muokata olemassa olevaa tai tehdä uuden säännön valitsemalla Lisää sääntö

Uudelle säännölle määritetään seuraavat:

  • Ikä päivinä. Ikä lasketaan niteen hankintapäivä-kentän mukaan.
  • Ehdot, jotka pitää täyttyä ennen kuin nidettä muokataan. Voit lisätä useamman ehdon valitsemalla Lisää ehto kentän vierestä.
  • Korvaajat, eli mikä tieto niteeseen lisätään/muokataan. Voit lisätä useamman korvaajan valitsemalla Lisää korvaaja kentän vierestä.

Kun sääntö on valmis, valitse Tallenna-painike, joka "kelluu" sivun yläreunassa sivua vieritettäessä.

Säännön voi poistaa valitsemalla Poista tämä sääntö.


11.12 Tarratulostin

Ohje käyttäjälle

Ennen tulostamista valitaan vasemmasta reunasta ensin, mitä tarrapohjaa käytetään, jos niitä on useampi. Koska tulostimia ja pdf-ohjelmia on erilaisia, saattaa tarrojen sijoittumista arkille joutua säätämään. Se onnistuu tekstilaatikon alapuolella olevilla marginaali-asetuksilla. Niissä voi käyttää sekä plus että miinusmerkkisiä arvoja sen mukaan, mihin suuntaan arkkia pitää asemoida. Käytännössä voi säätää vasemman ja ylämarginaalin alkukohtaa. Testit kannattaa tehdä normaalille kopiopaperille ja verrata asetteluja esim. valoa vasten varsinaiseen tarra-arkkiin, jolloin ei kulu turhaan varsinaisia tarra-arkkeja.

Huomioi, että pdf-ohjelman tulostusasetuksista kannattaa aina valita, ettei skaalata tai soviteta arkin kokoon. Jos käytetään skaalausta, se muuttaa tarrojen asemointia myös suhteessa toisiinsa, jolloin ne eivät enää osu oikeaan kohtaan arkkia (esim. liian lähelle tai kauas ylempänä olevasta tarrasta).

Niteiden lisääminen tulostettavaksi

Niteet voi lisätä kahdella tavalla tulostettavaksi. Joko lisäämällä tulostettavien niteiden viivakoodit tekstikenttään tai lisäämällä ne niteen muokkauksen kautta tarratulostulistalle.

Laita niteen muokkauksessa rasti kohtaan Lisää tulostuslistalle ja valitse sitten yläpuolelta Tallenna

Nide siirtyy labels printing -nimiselle Kohan listalle. Jos listaa ei ollut ennestään olemassa, luodaan sellainen.

Listalla olevat niteet näkyvät nyt tarratulostimen tekstikentässä. Listan voi tyhjentää valitsemalla Tyhjennä lista. Huomioi, että nappi ei tyhjennä tekstikentästä niitä viivakoodeja, jotka siihen on lisätty itse manuaalisesti.


Tyhjennyksestä tulee popup-kuittaus:


Ja Kohan labels printing -lista on sen jälkeen tyhjä:

Tulostaminen

Säädä tarvittaessa marginaaleja ja valitse sitten Tulosta. Voit ohittaa tarroja arkilta laittamalla tekstikenttään tyhjän rivin. Esimerkiksi kaksi tyhjää riviä ohittaa kaksi ensimmäistä tarraa ja aloittaa tulostamisen vasta kolmannesta.

Valitse Tulosta, jonka jälkeen tulee popup, joka kysyy mitä tiedostolle tehdään. Avataanko tiedosto pdf-ohjelmalla vai tallennetaanko se. Tiedosto kannattaa avata.

Tiedosto avataan tietokoneellesi asennetulla pdf-tiedostojen oletusohjelmalla, josta voit sen sitten tulostaa ohjelman tulostustoimintoja käyttäen. Tarra-arkki näytetään sellaisena kuin se tulostuu. Alla pari erilaista esimerkkiä asetteluista.


Ohje tarrapohjan muokkaajalle

Ohje tarrapohjan muokkaajalle löytyy Teknisen dokumentaation puolelta: Tarrapohjan muokkaaminen


asiakaslistat4.png (6,9 KB) Anneli Österman, 24.07.2019 13:30

asiakaslistat3.png (20,8 KB) Anneli Österman, 24.07.2019 13:30

asiakaslistat2.png (16,8 KB) Anneli Österman, 24.07.2019 13:30

asiakaslistat1.png (5,53 KB) Anneli Österman, 24.07.2019 13:30

asiakaslistat.PNG (13,5 KB) Anneli Österman, 24.07.2019 13:30

asiakaslistat5.PNG (28 KB) Anneli Österman, 24.07.2019 13:46

asiakaslistat6.png (16,7 KB) Anneli Österman, 24.07.2019 15:34

ilmoitukset.PNG (77,5 KB) Anneli Österman, 25.07.2019 10:27

ilmoitukset1.PNG (22,3 KB) Anneli Österman, 25.07.2019 10:33

ilmoitukset2.PNG (23,4 KB) Anneli Österman, 25.07.2019 10:38

myohastymis.PNG (40,4 KB) Anneli Österman, 25.07.2019 10:50

asiakkaidenpoisto.PNG (43,1 KB) Anneli Österman, 25.07.2019 15:04

asiakkaidenmuokkaus1.PNG (23 KB) Anneli Österman, 25.07.2019 15:08

asiakkaidenmuokkaus.PNG (15,3 KB) Anneli Österman, 25.07.2019 15:08

erapoisto.PNG (13,4 KB) Anneli Österman, 26.07.2019 10:18

erapoisto1.png (39,1 KB) Anneli Österman, 26.07.2019 10:18

erapoisto2.png (14,9 KB) Anneli Österman, 26.07.2019 10:29

erapoisto3.png (21,1 KB) Anneli Österman, 26.07.2019 10:38

eramuokkaus1.PNG (15,7 KB) Anneli Österman, 29.07.2019 09:36

eramuokkaus2.PNG (33,9 KB) Anneli Österman, 29.07.2019 09:51

eramuokkaus3.png (29,2 KB) Anneli Österman, 29.07.2019 09:57

tietueidenpoisto.PNG (12,7 KB) Anneli Österman, 29.07.2019 10:03

tietueidenpoisto2.png (19,7 KB) Anneli Österman, 29.07.2019 10:06

tietueidenpoisto3.png (16,8 KB) Anneli Österman, 29.07.2019 10:20

tietueidenpoisto4.png (8,61 KB) Anneli Österman, 29.07.2019 10:29

tietueidenmuokkaus.png (17,5 KB) Anneli Österman, 29.07.2019 10:43

tietueidenmuokkaus1.png (22 KB) Anneli Österman, 29.07.2019 10:45

tietueidenmuokkaus2.png (18,3 KB) Anneli Österman, 29.07.2019 12:44

tietueidenmuokkaus4.PNG (8,59 KB) Anneli Österman, 29.07.2019 12:47

tietueidenmuokkaus3.png (26,7 KB) Anneli Österman, 29.07.2019 12:47

ianmukaan2.PNG (12,6 KB) Anneli Österman, 29.07.2019 14:01

ianmukaan.PNG (6,71 KB) Anneli Österman, 29.07.2019 14:01

ianmukaan3.PNG (16,9 KB) Anneli Österman, 29.07.2019 14:07

tyokalut.png (111 KB) Anneli Österman, 29.07.2019 15:06

tarratulostin1.png (18 KB) Anneli Österman, 30.07.2019 13:23

tarratulostin4.PNG (210 KB) Anneli Österman, 30.07.2019 13:32

tarratulostin2.PNG (12,8 KB) Anneli Österman, 30.07.2019 13:32

tarratulostin3.PNG (375 KB) Anneli Österman, 30.07.2019 13:32

tarratulostin.png (26,8 KB) Anneli Österman, 30.07.2019 13:42

tarratulostin1.png (18,7 KB) Anneli Österman, 30.07.2019 13:42

tarratulostin9.png (13,9 KB) Anneli Österman, 30.07.2019 15:04

tarratulostin8.PNG (4,05 KB) Anneli Österman, 30.07.2019 15:04

tarratulostin7.png (14,3 KB) Anneli Österman, 30.07.2019 15:04

tarratulostin5.png (4,1 KB) Anneli Österman, 30.07.2019 15:04

tarratulostin6.png (16,5 KB) Anneli Österman, 30.07.2019 15:04

marcpohja1.png (17,8 KB) Anneli Österman, 19.08.2019 16:04

marcpohja.PNG (42 KB) Anneli Österman, 19.08.2019 16:04