Projekti

Yleinen

Profile

11. Työkalut

Kohan Työkalut-osiossa on monenlaisia toimintoja, joilla voi mm. muokata ja poistaa niteitä tai tietueita, tulostaa tarroja, tuoda luettelointitietoja Tätistä, lähettää laskuja, käyttää siirtokokoelmia jne. Käyttäjän oikeuksista riippuu, mitä työkaluja hänelle on näkyvissä. Osa työkaluista ei ole käyttökelpoisia tai tarpeellisia Suomen toimintaympäristössä.

Kuvakaappaus Työkalut-osion aloitusivusta. Työkalujen nimien perään on laitettu eri värisiä palloja niiden käyttökelpoisuuden perusteella
  • Punaisella pallolla merkityt eivät ole käyttökelpoisia tai tarpeellisia.
  • Keltaisella pallolla merkityt toimivat, mutta eivät ole pääsääntöisesti tarpeellisia (enää).

11.1 Asiakaslistat

Asiakaslistat-työkalulla voi luoda asiakkaista listoja, joita voi sitten hyödyntää mm. asiakastietojen erämuokkauksessa.

Etusivulla listataan olemassa olevat asiakaslistat. Uuden asiakaslistan voi tehdä Uusi asiakaslista -nappia painamalla.

Anna listalle nimi ja tallenna se.

Tämän jälkeen listalle voi lisätä asiakkaita klikkaamalla Toiminnot-nappia ja valitsemalla Lisää asiakkaita.

Siitä aukeaa sivu, jolla pystyt hakemaan asiakkaita esim. nimellä. Valitse hiirellä tarjottu asiakastieto, jolloin se listautuu hakukentän alapuolelle. Voit hakea useamman asiakkaan tiedot ennen kuin lisäät heidät listalle.

Nyt pääset tarkastelemaan listalla olevia asiakkaita. Voit myös poistaa heitä listalta valitsemalla heidän tiedot ja klikkaamalla Poista valitut asiakkaat. Ohjelma kysyy varmistuksen "Poistetaanko asiakas". Huom! Asiakastietoja ei poisteta rekisteristä, vain listalta.

Asiakkaita voi lisätä listalle myös asiakashaun kautta valitsemalla ensin halutut asiakkaat ja valitsemalla sitten Lisää valitut asiakkaat -valikosta haluamasi lista.


11.2 Ilmoitukset ja kuitit

Ilmoituksia ja kuitteja ylläpitää pääsääntöisesti kimppojen pääkäyttäjät, mutta tässä voi olla kimppakohtaisia eroja.

Ilmoitukset ja kuitit -työkalun etusivulla on lista olemassa olevista pohjista. Ilmoitukset voivat olla joko kaikkia kirjastoja koskevia tai kirjastokohtaisia. Kirjastokohtaiset pohjat ovat listan lopussa.

  • Uusi pohjia voi tehdä Uusi ilmoitus -napilla
  • Pohjan voi kopioida toiselle kirjastolle Kopioi-napilla
  • Pohjaa voi muokata Muokkaa-napilla
  • Pohjan voi poistaa Poista-napilla

Ilmoituksen muokkaaminen

Ilmoituksen/kuitin voi tehdä samoille kielille kuin mitä Kohaan on asennettu käyttökieliksi. Lisäksi on olemassa Oletus-pohja, jota käytetään silloin, kun asiakkaalle ei ole valittuna asiointikieltä. Ilmoituksen voi määrittää eri viestityypeille: sähköposti, puhelin (vaatii TalkingTechItivaPhone-tuen), tuloste ja tekstiviesti. Muutokset tallennetaan OK-napista.

Ilmoitukseen/kuittiin voi lisätä tekstiä sekä tägejä, joilla viestiin lisätään tietokannasta tietoja. Tägejä voi lisätä vasemman reunan valikosta tai kirjoittaa sen itse. Viestin aihe -kenttään kirjoitetaan sähköpostiviestin aihe. Myös viestin aiheessa voi käyttää tietokanta-tägejä. Jos viesti on html-muotoinen, laitetaan rasti kohtaan HTML-viesti, jolloin viesti osataan käsitellä oikein.


11.3 Myöhästymisilmoitusten määrittely

Myöhästymisilmoitusten eli palautuskehotusten aikataulu määritetään Myöhästymisilmoitusten määrittely -työkalulla. Määrittelyt voivat olla joko kaikkia tai yksittäisiä kirjastoja koskevia. Ilmoituksia voi lähettää kolme, mutta kaikkia tai mitään ei tarvitse lähettää. Huomioi, että jos oletussääntö on määritetty, ei yksittäiselle kirjastolle pysty tekemään sääntöä, että ilmoituksia ei lähetetä ollenkaan.
  • Taulukossa listataan ne asiakastyypit, joille on määritetty asiakastyyppien ylläpidossa, että myöhästymisilmoituksia lähetetään.
  • Viive-kenttään määritetään, montako päivää eräpäivän jälkeen myöhästyisilmoitus lähetetään.
  • Kirje-sarakkeessa valitaan, mitä ilmoituspohjaa käytetään viestiä lähetettäessä. Ks. Ilmoituksen ja kuitit -kohta.
  • Rajoita-kohtaan laitetaan rasti, jos halutaan asiakkaan menevän lainakieltoon viestin lähdettyä.
  • Maksu-kohtaan määritetään ilmoituksesta perittävän maksun määrä.
  • Sähköposti, Puhelin, Tuloste ja Tekstiviesti -kohdista valitaan halutut vaihtoehdot.
  • Määrittelyt tallennetaan Tallenna muutokset -nappulalla.

11.4 Lähetä laskuja

Koha-Suomessa kehitetty versio laskutuksesta.

Ohjeet

  • Valitse kirjasto, taulukko näyttää nykyisen kirjaston niteet. Jos haluat käsitellä useamman kuin yhden kirjaston niteitä, lisää asetusryhmä, jonka nimessä on "LASKU" ja valitse se haluamillesi kirjastoille.
  • Kirjastolle pitää valita laskutusryhmä kirjastojen asetuksissa. Nyt valittavana on kaksi vaihtoehtoa: SAPERP ja PDFBILL. SAPERP lähettää laskut KuntaErpiin ja PDFBILL luo tulostettavia PDF-tiedostoja
  • Niteet voidaan valita tai poistaa valinta klikkaamalla 'Valitse kaikki', tai valitsemalla niteet yksitellen. Niteen korvaushintaa voi muokata ja kaikki esimääritetyt lisämaksut lisätään automaattisesti. Valitse laskutettavat niteet alapuoliselta listalta ja klikkaa 'Luo laskut' -nappia.
  • Korvaushintaan tehdyt muutokset nollataan laskun luomisen jälkeen, mutta hinta näkyy oikein laskulla.
    Kun laskut luodaan onnistuneesti, tallennetaan tietokantaan kyseisen päivän aikaleima ja se näytetään taulun "last bill created"-sarakkeessa.
  • Jos asiakas on lapsi, näytetään huoltaja ja lasku luodaan hänelle.
  • Järjestelmäasetuksissa voi määritellä, mitkä maksut poistuvat asiakkaan tiedoista palautuksen yhteydessä: RemoveFinesOnReturn

11.5 Asiakkaiden poisto/lainatietojen poisto eräajona

Asiakkaita ja lainatietoja voi poistaa eräajona seuraavien ehtojen mukaisesti:
Kuvakaappaus asiakkaiden ja lainatietojen poisto eräajona -sivulta

  • ylimmäisenä, otsikon yläpuolella, on Valitse kirjasto -vaihtoehto, eli voit määrittää koskeeko ajo kaikkia kirjastoja vai vain tiettyä kirjastoa
  • jotka eivät ole lainanneet määritetyn päivämäärän jälkeen
  • joiden tili on vanhentunut ennen määritettyä päivämäärää
  • jotka eivät ole olleet yhteydessä (kirjautuneet verkkokirjastoon) määritetyn päivämäärän jälkeen
  • joiden asiakastyyppi on alasvetovalikosta valitun mukainen
  • jotka ovat asiakaslistalla, jonka voi valita alasvetovalikosta

Kaikkia vaihtoehtoja voi yhdistellä keskenään asiakastietoja poistettaessa.

11.5.1 Asiakkaiden poisto

Valitse haluamasi vaihtoehto/vaihtoehdot ja laita rasti Vahvista-ruutuun. Klikkaa sitten Seuraava-nappulaa.

Seuraavaksi kerrotaan, kuinka monta asiakasta ollaan poistamassa ja mitä niille halutaan tehdä.
Kuvakaappaus, jossa kerrotaan kuinka monta asiakasta ollaan poistamassa ja kysytään, mitä asiakastiedoille halutaan tehdä
  • Poistetaanko näiden asiakkaiden tiedot pysyvästi
    • Huom! Tämä vaihtoehto poistaa asiakastiedot täysin järjestelmästä, eikä niitä viedä deletedborrower-tauluun. Käytä vain, jos haluat poistaa asiakastiedot täysin järjestelmästä ja tilastoista.
  • Siirrä näiden asiakkaiden tiedot roskakoriin
    • tämä vaihtoehto siirtää asiakastiedot deletedborrowers-tauluun. Tätä vaihtoehtoa kannattaa käyttää pääsääntöisesti.
  • Älä poista asiakastietoja (testiajo)

Valitse haluamasi vaihtoehto ja klikkaa Valmis-nappulaa.

Tämän jälkeen järjestelmä kertoo, kuinka monta asiakasta poistettiin tai siirrettiin roskakoriin (deletedborrowers-tauluun).
Kuvakaappaus, jossa kerrotaan että 2 asiakasta on siirretty roskakoriin

11.5.2 Lainahistorian anonymisointi

Poista asiakkaita -toiminnon alapuolella on lainahistorian anonymisointi -toiminto. Ihan ylimmäisenä, ennen asiakkaiden poistoa ja otsikon yläpuolella on Valitse kirjasto -vaihtoehto, josta voit valita, koskeeko anonymisointi kaikkia kirjastoja vai vain tiettyä kirjastoa.

  • Laita rasti kohtaan Vahvista: Haluat anonymisoida asiakkaiden lainahistorian.
  • Valitse päivämäärä, mitä vanhemmat asiakkaiden lainahistoriat poistetaan.
  • Klikkaa Seuraava

Saat tiedon, kuinka monen asiakkaan lainahistoria anonymisoidaan.

Kuvakaappaus, jossa varoitetaan, että 454 asiakkaan lainahistoria anonymisoidaan

  • Valitse Valmis

Kuvakaappaus, jossa kerrotaan, että on anonymisoitu 5493 lainaa, jotka ovat vanhempia kuin 31.12.2015


11.6 Asiakkaiden muokkaus eräajona

Asiakkaiden tietoja voi muokata eräajona eli tehdä sama muutos isommalle joukolle kerralla.


Muokattavat asiakkaat voi valita kolmella tavalla
  • tiedostosta
  • asiakaslistalta
  • lisäämällä heidän kirjastokortin numeron tekstikenttään, yksi per rivi

Sen jälkeen valitaan Seuraava

Asiakkaille voi joko lisätä tai poistaa tietoja. Poistaminen tapahtuu laittamalla rasti kentän viereen. Lopuksi valitaan Tallenna.


11.7 Niteiden poisto eräajona

Niteiden poistossa eräajona pystyy poistamaan ison joukon niteitä kerralla.

Valitse ensin poistettavat niteet.
  • Voit tuoda niteet tiedostosta, joka sisältää joko viivakoodeja tai nidenumeroita (itemnumber).
    • Vinkki: Viivakoodi-tiedoston pystyy luomaan esim. Nidehaulla tai lukemalla/lisäämällä ne tekstitiedostoon.
  • Tai lukea poistettavien niteiden viivakoodit tekstikenttään.

Valitse sitten Jatka.

Poistettavat niteet listautuvat avautuvalle sivulle.
  • Voit valita, mitä sarakkeita niteistä näytetään.
  • Voit vielä tässä vaiheessa ottaa pois rastin sellaisen niteen kohdalta, jota ei tarvikaan poistaa.
  • Suositus: Kannattaa laittaa rasti kohtaan Poista tietueet, jos kaikki niteet poistettu, jotta tietokantaan ei jää "roikkumaan" niteettömiä nimekkeitä. Huomioi kuitenkin kimppakohtaiset käytännöt.

Valitse lopuksi Poista valitut -painike.

Saat yhteenvedon poistetuista niteistä ja tietueista:

Voit palata eräpoiston etusivulle Palaa niteiden poiston eräajoon -napista tai linkistä.

Huomaa, että päädyt niteiden eräpoistoon myös silloin, jos valitset tietueesta useamman niteen ja sitten valitset taulukon yläpuolelta Poista valitut


11.8 Niteiden muokkaus eräajona

Niteiden muokkaus eräajona tietueesta käsin on ohjeistettu Niteiden erämuokkaus-osiossa.

Työkaluista käsin liikkeelle lähdettäessä valitaan ensin, mitä niteitä muokataan.

Niteet voi tuoda
  • Viivakooditiedostosta, joka on tehty esim. keräämällä viivakoodeja muistioon tai tallentamalla nidehaku viivakooditiedostoksi.
  • Nidenumerotiedostosta, joka on tehty esim. raportit-osiossa sql-kyselyllä tietokannasta
  • Lukemalla niteet yksi kerrallaan tekstilaatikkoon

Niteille voi halutessaan lisätä oletuspohjan arvot laittamalla rastin kohtaan Täytä kentät oletusarvoilla, oletuspohjasta. Huomioi, että tämä ei välttämättä tuo mitään arvoja niteille, jos oletusluettelointipohjaan ei ole määritetty oletusarvoja 952-kenttään.

Valitse Jatka muokataksesi niteitä.

Erämuokkauksessa voit
  • valita, mitä niteitä muokataan
  • poistaa niteiltä lainassa-tilan (käytä harkiten)
  • säätää, mitä tietoja niteistä näytetään muokkauksessa
Niteiden muokkaus
  • Pakolliseksi merkittyjä tietoja ei pysty poistamaan niteiltä, mutta ne voi vaihtaa toiseksi tiedoksi.
  • Tiedon pystyy poistamaan laittamalla rastin halutun kentän viereen. Esim. kokoelmakoodin saa poistettua laittamalla rastin Kokoelma-kentän viereen.
  • Tiedon pystyy lisäämään joko valitsemalla alasvetovalikosta vaihtoehdon tai kirjoittamalla kenttään haluttu tieto. Riippuu kentästä, kumpi vaihtoehto on mahdollista. Esim. kirjasto- ja hyllypaikkatieto valitaan alasvetovalikosta, mutta huomautus-kenttiin kirjoitetaan haluttu tieto.

Muutokset tehdään valitsemalla Tallenna. Jos et haluakaan tehdä muutoksia, valitse Peruuta tai sulje ikkuna/välilehti, jolloin muutoksia ei tehdä.


11.9 Tietueiden poisto eräajona

Tietueita pystyy poistamaan eräajona. Samaan näkymään voi päästä kahta kautta.

11.9.1 Tietueen poisto korin kautta

Vie haluamasi tietueet koriin ja avaa se.

  • Valitse poistettavat tietueet ja klikkaa sitten Eräpoisto

Tietueen poisto työkaluista käsin

Mene työkaluihin ja valitse Tietueiden poisto eräajona

  • Valitse ensin, poistatko bibliografisia tietueita (nimekkeitä) vai auktoritettitietueita (esim. kirjailijoita, asiasanoja).
  • Voit tuoda poistettavat tietueet joko
    • tiedostona, joka sisältää poistettavien tietueiden tietuenumerot (biblionumber). Tällaisen listan voi luoda esimerkiksi sql-kyselyllä Raportointi-osiossa tai keräämällä tietuenumeroita Muistioon.
    • lisäämällä tietuenumerot tekstikenttään yksi per rivi.

Valitse sitten Jatka.

Tietueiden poistossa listataan poistoon valitut tietueet.

  • jos tietueeseen liittyy lainassa olevia niteitä, ei sitä pysty poistamaan.
  • voit vielä tässä vaiheessa ottaa rastin pois niiltä tietueilta, joita et halua poistaa.
  • Huomioi: tietueiden eräpoisto poistaa myös tietueeseen liittyvät lehtitilaukset, niteet ja varaukset (Kuvassa on käännösvirhe, subscriptions on käännetty virheellisesti "tilaukset", kun se oikeasti tarkoittaa Kohassa lehtitilauksia)
    • tämä voi olla kätevää esim. kun teos ei ilmesty ja siihen on paljon varauksia, jolloin sitä ei pysty poistamaan tietueesta käsin poistamatta ensin varauksia.

Valitse lopuksi Poista valitut tietueet. Jos et haluakaan poistaa, valitse Peruuta tai sulje ikkuna/välilehti, jolloin poistoa ei tehdä.

Poiston jälkeen saat kuittauksen poistetuista tietueista


11.10 Tietueiden muokkaus eräajona

Tietueiden muokkauksessa eräajona voi lisätä/muokata tai poistaa MARC-kenttiä. Valituille tietueille voi esimerkiksi lisätä kielikoodin tai huomautuksen.

Erämuokkauksessa on rajoituksia
  • jos tietueessa on jo olemassa muokattavaksi valittu MARC-kenttä, päivittää työkalu sen. Se ei lisää uuttaa toistumaan kentästä.
  • kiinteämittaisia kenttiä ei pysty muokkaamaan/poistamaan

Ennen kuin tietueita voi muokata, pitää määrittää käytettävä MARC-muokkauksen pohja.

Tietueiden erämuokkaukseen pääse kahta kautta.

Korista
  • Vie muokattavat tietueet koriin ja valitse kaikki (tai halutut) ja valitse sitten Erämuokkaus.

Työkaluista

  • Valitse ensin, muokataanko bibliografisia tietueita (nimekkeitä) vai auktoriteettitietueita (esim. kirjailija, asiasana).
  • Seuraavaksi valitaan muokattavat tietueet joko
    • tuomalla ne tiedostosta, jossa on lista tietuenumeroista (biblionumber). Tällaisen voi luoda esim. sql-kyselyllä Raportointi-osiossa tai keräämällä tietuenumeroita Muistioon.
    • listaamalla tietuenumerot tekstikenttään yksi per rivi
  • Viimeiseksi valitaan, mitä muokkauspohjaa käytetään eli mitä muutoksia tietueille tehdään.

Valitse sitten Jatka.

  • Voit vielä vaihtaa muokkauspohjan tai tullessasi korista käsin, valitse se nyt.
  • Voit tarkistaa muokkausen tuloksen valitsemalla Näytä MARC, jolloin avautuu MARC-tietueen esikatselu ja mukana on myös haluttu muutos:

Kun kaikki on kuten pitääkin, valitse Muokkaa valittuja tietueita.

Saat kuittauksen, onnistuiko muokkaus:


11.11 Automaattinen niteen muokkaus iän mukaan

Niteitä voi muokata automaattisesti iän mukaan. Työkalulla luodaan säännöt, joiden mukaan niteitä käsitellään automaattisesti. Sääntöjen lisäksi järjestelmänkehittäjän pitää ajastaa yöllinen ajo (misc/cronjobs/automatic_item_modification_by_age.pl), joka varsinaisesti sitten tekee sääntöjen mukaiset muutokset.

Olemassa olevat säännöt näkyvät työkalun etusivulla. Sitä muokkaamaan ja uusia sääntöjä luomaan pääsee valitsemalla Muokkaa sääntöjä

Voit nyt joko muokata olemassa olevaa tai tehdä uuden säännön valitsemalla Lisää sääntö

Uudelle säännölle määritetään seuraavat:

  • Ikä päivinä. Ikä lasketaan niteen hankintapäivä-kentän mukaan.
  • Ehdot, jotka pitää täyttyä ennen kuin nidettä muokataan. Voit lisätä useamman ehdon valitsemalla Lisää ehto kentän vierestä.
  • Korvaajat, eli mikä tieto niteeseen lisätään/muokataan. Voit lisätä useamman korvaajan valitsemalla Lisää korvaaja kentän vierestä.

Kun sääntö on valmis, valitse Tallenna-painike, joka "kelluu" sivun yläreunassa sivua vieritettäessä.

Säännön voi poistaa valitsemalla Poista tämä sääntö.


11.12 Tarratulostin

Ohje käyttäjälle

Ennen tulostamista valitaan vasemmasta reunasta ensin, mitä tarrapohjaa käytetään, jos niitä on useampi. Koska tulostimia ja pdf-ohjelmia on erilaisia, saattaa tarrojen sijoittumista arkille joutua säätämään. Se onnistuu tekstilaatikon alapuolella olevilla marginaali-asetuksilla. Niissä voi käyttää sekä plus että miinusmerkkisiä arvoja sen mukaan, mihin suuntaan arkkia pitää asemoida. Käytännössä voi säätää vasemman ja ylämarginaalin alkukohtaa. Testit kannattaa tehdä normaalille kopiopaperille ja verrata asetteluja esim. valoa vasten varsinaiseen tarra-arkkiin, jolloin ei kulu turhaan varsinaisia tarra-arkkeja.

Huomioi, että pdf-ohjelman tulostusasetuksista kannattaa aina valita, ettei skaalata tai soviteta arkin kokoon. Jos käytetään skaalausta, se muuttaa tarrojen asemointia myös suhteessa toisiinsa, jolloin ne eivät enää osu oikeaan kohtaan arkkia (esim. liian lähelle tai kauas ylempänä olevasta tarrasta).

Niteiden lisääminen tulostettavaksi

Niteet voi lisätä kahdella tavalla tulostettavaksi. Joko lisäämällä tulostettavien niteiden viivakoodit tekstikenttään tai lisäämällä ne niteen muokkauksen kautta tarratulostulistalle.

Laita niteen muokkauksessa rasti kohtaan Lisää tulostuslistalle ja valitse sitten yläpuolelta Tallenna

Nide siirtyy labels printing -nimiselle Kohan listalle. Jos listaa ei ollut ennestään olemassa, luodaan sellainen.

Listalla olevat niteet näkyvät nyt tarratulostimen tekstikentässä. Listan voi tyhjentää valitsemalla Tyhjennä lista. Huomioi, että nappi ei tyhjennä tekstikentästä niitä viivakoodeja, jotka siihen on lisätty itse manuaalisesti.


Tyhjennyksestä tulee popup-kuittaus:


Ja Kohan labels printing -lista on sen jälkeen tyhjä:

Tulostaminen

Säädä tarvittaessa marginaaleja ja valitse sitten Tulosta. Voit ohittaa tarroja arkilta laittamalla tekstikenttään tyhjän rivin. Esimerkiksi kaksi tyhjää riviä ohittaa kaksi ensimmäistä tarraa ja aloittaa tulostamisen vasta kolmannesta.

Valitse Tulosta, jonka jälkeen tulee popup, joka kysyy mitä tiedostolle tehdään. Avataanko tiedosto pdf-ohjelmalla vai tallennetaanko se. Tiedosto kannattaa avata.

Tiedosto avataan tietokoneellesi asennetulla pdf-tiedostojen oletusohjelmalla, josta voit sen sitten tulostaa ohjelman tulostustoimintoja käyttäen. Tarra-arkki näytetään sellaisena kuin se tulostuu. Alla pari erilaista esimerkkiä asetteluista.


Ohje tarrapohjan muokkaajalle

Ohje tarrapohjan muokkaajalle löytyy Teknisen dokumentaation puolelta: Tarrapohjan muokkaaminen


11.13 MARC-muokkauksen pohjat

Kohassa pystyy muokkaamaan tietueita eräajona ja sitä varten tarvitaan säännöt, minkä pohjalta muokkausta tehdään. MARC-muokkauksen pohjat ovat tätä varten.

Uuden muokkauspohjan tekeminen

Uuden pohjan voi tehdä valitsemalla Uusi pohja
Kuvakaappaus, jossa on ympyröity punaisella laatikolla Uusi pohja -niminen nappula

Anna pohjalle kuvaava nimi. Voit myös kopioida malliksi jonkin jo olemassa olevan pohjan.
Kuvakaappaus uuden pohjan luonnista. Kuvassa on tekstikenttä Nimi ja alasvetovalikko, josta voi valita kopioitavan mallin. Nimi-kenttä on pakollinen.

Sen jälkeen pohjalle pitää lisätä toiminnot eli mitä muokkauksia tietueille halutaan tehdä. Valitse Uusi toiminto
Kuvakaappaus, jossa näkyy kaksi nappulaa: uusi pohja sekä uusi toiminto. Jälkimmäinen on ympyröity punaisella laatikolla.

Valitse ensimmäisestä valikosta, haluatko poistaa, lisätä/päivittää, siirtää, kopioida vai kopioida ja korvata.
Kuvakaappaus, jossa on avattuna alasvetovalikko, jossa on vaihtoehdot poista, lisää/päivitä, siirry, kopio, kopioi ja korvaa

Sitten valitaan, koskeeko toiminto kaikkia määritettyjä kenttiä vai 1. vastaan tulevaa kenttää, joka täyttää kenttä-määrityksen.
Kuvakaappaus, jossa on avattuna alasvetovalikko, josta voi valita vaihtoehdot kaikki tai 1.

Seuraavaksi kirjoitetaan, mitä MARC-osakenttää halutaan muokata.
Kuvakaappaus, jossa on ympyröity punaisella laatikolla kaksi kirjoituskenttää. Toisessa on marc-kentän numero 500 ja toisessa marc-osakentän kirjain a

Voit määrittää myös, pitääkö täyttyä jokin ehto ennen kuin muutos tehdään. Valittavissa on jos/paitsi-vaihtoehdot. Tämä ei ole pakollinen.
Kuvakaappaus, jossa on avattuna alasvetovalikko, jossa on vaihtoehdot jos ja paitsi

Määrittele ehdon vaatima kenttä sekä missä tapauksessa se otetaan huomioon.
Kuvakaappauksessa on kaksi kirjoituskenttää sek avattu alasvetovalikko. Kentiin on kirjoitettu 100 ja a. Alasvetovalikossa on vaihtoehdot "on jo olemassa", "ei ole olemassa", osumat ja "ei osumaa"

Voit myös käyttää ehdossa RegEx-sääntöä halutessasi. Kuvaus-kenttään voit kuvailla, mitä toiminto tekee. Toiminto tallennetaan valitsemalla Lisää toiminto.
Kuvakaappaus valmiiksi määritetystä toiminnosta. Punaisella on ympyröity kohdat RegEx, Kuvaus sekä Lisää toiminto -nappula. Kuvaus-kenttään on kirjoitettu Tällä säännöllä voi poistaa Aku Ankoista 500a-kentän.

Toimintoja voi lisätä useamman samaan pohjaan ja niiden suoritusjärjestystä voi muuttaa ensimmäisen sarakkeen nuolilla.
Kuvakaappaus, jossa näkyy valmiina juuri tehty sääntö taulukkona. Ensimmäissä sarakkeessa lukee Muuta järjestystä, toisessa sarakkeessa lukee tilaus, kolmannessa sarakkeessa lukee Toiminto, neljännessä sarakkeessa lukee Kuvaus, viidennessä sarakkeessa on muokkaa-nappula, kuudennessa sarakkeessa on poista-nappula.


11.14 Kalenteri

Kalenteri-työkalulla voi määrittää kirjaston aukiolo- ja sulkupäivät. Jos päivä on merkitty kalenterissa suljetuksi, ei sille tule eräpäiviä eikä varausten viimeisiä noutopäiviä. Kalenterit määritetään erikseen jokaiselle kirjastolle.

Kun sivulle menee, avautuu näkyville käyttäjän kirjautumiskirjaston kalenteri. Oikealla on vinkkejä ja listoja määritetyistä kiinniolopäivistä.
Kuvakaappaus kalenteri-työkalun näkymästä. Esillä on vasemmalla Oulun kaupungin pääkirjaston kalenteri heinäkuulta 2020. Oikealla on vinkkejä ja listoja kiinniolopäivistä

11.14.1 Kiinniolon lisääminen

Kiinniolo lisätään valitsemalla kalenterista haluttu päivämäärä tai päivämäärävälin ensimmäinen päivä.

Kuvakaappaus, jossa näkyy valittavissa olevat vaihtoehdot. Tarkempi kuvaus varsinaisessa tekstissä

Kun klikkaat aloituspäivämäärää, avautuu valikko, josta voi valita päivämäärävälin. Nimeke-kenttään voi kirjoittaa haluamansa nimen kiinniolopäivälle/aikavälille, esim. Suljettu tai Pääsiäinen. Kuvaus-kenttään voi kuvata tarkemmin sulkutietoa. Sitten voi valita koskeeko valinta

  • Kiinni vain tänä päivänä
    • yksittäinen kiinniolopäivä
  • Kiinni joka viikko tänä päivänä
    • tällä voi määrittää helposti esim. kaikki sunnuntait kiinnioleviksi
  • Kiinni joka vuosi samana päivänä
    • tällä voi määrittää joka vuosi samana kalenteripäivänä toistuvat juhlapyhät kiinnioleviksi, esim. jouluaatto
  • Kiinni aikavälillä
    • tämä pitää valita, jotta Päivästä-päivään valinta ylempänä toimii
  • Kiinni aikavälillä joka vuosi
    • toimii kuten kiinni joka vuosi samana päivänä, mutta määritetäänkin aikaväli, esim. joulunpyhät
  • Kopioi kaikkiin kirjastoihin
    • jos tähän laittaa rastin, kopioidaan määritys kaikkiin kirjastoihin. Kätevä toiminto silloin, kun pitää saada tehtyä järjestelmänlaajuisia määrityksiä. Esim. kaikki kirjastot suljettu järjestelmäpäivityksen vuoksi tai kaikkia koskeva juhlapyhä.

Kysymysmerkistä vaihtoehdon perässä saat tarkemman kuvauksen vaihtoehdosta.

11.14.2 Sulkupäivien värikoodit

Eri tyyppiset sulkupäivät on merkitty eri väreillä.

Kuvakaappaus kalenterissa käytettyjen värien selitteestä
  • harmaa on työpäivä eli päivälle voi tulla erä- ja noutopäiviä.
  • punainen on yksittäinen, ei toistuva kiinniolopäivä. Myös aikavälillä suljetuksi merkityt päivät merkitään punaisella.
  • keltainen on viikottain toistuva kiinniolopäivä.
  • oranssi on vuosittain toistuva kiinniolopäivä.
  • sininen on poikkeus määritettyyn kiinnioloon eli käytännössä päivä on avoin ja sille voi tulla erä- ja noutopäiviä.

Alla kuvakaappaus, miltä ne näyttävät kalenterissa.
Kuvakaappaus kalenterista, jossa on punaisia, sininen, keltaisia ja oranssi merkintä

Myös kuluva päivä on merkitty kalenteriin kellertävällä värillä, jos kyseinen päivä on avoinna oleva päivä. Jos päivä on merkitty suljetuksi, näkyy siinä sulkupäivän tyypin mukainen väri.
Kuvakaappaus kalenterista, jossa on ympyröity punaisella laatikolla kuluva päivä

11.14.3 Sulkutiedon poistaminen

Sulkupäiviä voi myös poistaa, jos ne ovat virheellisiä tai tarpeettomia.

Valitse päivä tai aikavälin ensimmäinen päivä.

Kuvakaappaus, jossa on ympyröity punaisella laatikolla poisto-vaihtoehdot: poista tämä päivä, poista yksittäiset kiinniolot aikavälillä, poista toistuvat kiinniolot aikavälillä, poista poikkeukset aikaväliltä

Määritä tarvittaessa aikavälin loppupäivä. Valitse haluamasi poisto-vaihtoehto ja klikkaa Tallenna.

11.14.4. Sulkutiedon muokkaaminen

Sulkupäiviä voi muokata valitsemalla halutun päivän tai aikavälin ensimmäisen päivän. Voit muuttaa esim. Nimekettä ja Kuvausta. Valitse sitten vaihtoehto Muokkaa kiinniolopäivää ja klikkaa Tallenna-nappia.

Kuvakaappaus, jossa näkyy muokkaustila ja on ympyröitynä punaisella laatikolla kohdat Nimeke, Kuvaus ja Muokkaa kiinniolopäivää


11.15 Lokien katselu

Lokien katselu -työkalulla pystyy hakemaan mm. asiakkaisiin, lainoihin, maksuihin, varauksiin ja luettelointitietueisiin liittyviä muutoksia. Työkaluun pääsee myös esim. asiakastietojen ja perustiedot-näytön kautta, jolloin sinne on valmiiksi täytettynä asiakkan tai tietueen tunnista. Järjestelmäasetuksissa Lokit-osiossa määritetään, mitä tietoja tallennetaan muutoshistoriaan eli lokitetaan. Tiedot haetaan tietokannan action_logs-taulusta.

Työkalun käyttö vaatii harjoittelua, jotta osaa tulkita tuloksia. Eri osioissa ja toiminnoissa kirjataan asiaoita eri tavalla, joten mitään kaikenkattavaa ohjetta ei pysty tekemään.

Kuvakaappaus Lokien katselu -sivulta. Ylhäältä alas: Virkailija, osiot, toiminnot, ID-tunnus, tiedot, käyttöliittymä, alkupvm, loppupvm, selaimen näytölle, tiedostoon, nimi

Vaihtoehtojen kuvaukset ja sulkeissa valintaa vastaava taulun sarake action_logs-taulussa:
  • Virkailija (user): tähän kohtaan voi määrittää, minkä käyttäjätunnuksen tekemiä muutoksia haetaan. Kenttään laitetaan käyttäjän borrowernumber.
  • Osiot (module): määrittele, minkä Kohan osion tietoja haluat hakea: kaikki, luettelo (luettelointitiedot), auktoriteetit, asiakkaat, hankinta, kausijulkaisut, varaukset, lainaus ja palautus, kirje, maksut, järjestelmäasetukset, cron jobit, raportit
  • Toiminnot (action): valitse minkälaisia toimintoja haluat hakea: kaikki, lisää (lisäys), poista, muokkaa, lainaus, palautus, uusi, luo, poista, keskeytä, jatka, lisää viesti, poista viesti, vaihda salasanaa, aja
  • ID-tunnus (object): tähän määritellään tutkittavan tiedon tunniste, mikä riippuu siitä, mitä ollaan tutkimassa: asiakkaan borrowernumber, tietueen biblionumber, niteen itemnumber, varauksen id
  • Tiedot (info): Tämän kentän tieto riippuu haettavasta osiosta, koska siihen kirjataan tehty muutos. Kirjaustapa vaihtelee eri toiminnoissa. Hakuehtona voi käyttää esim. biblionumberia, borrowernumberia tai itemnumberia. Kenttää voi kirjoittaa myös ihan sanoja, joita arvelee kirjatun muutoksiin, kuten phone.
  • Käyttöliittymä (interface): mitä kautta muutos on tehty: kaikki, virkailijaliittymä, verkkokirjasto, SIP (automaatit), komentorivi. Näiden lisäksi tuloksissa voi olla myös vaihtoehtoa REST, joka tarkoittaa REST-rajapintaa.
  • Alkupvm ja Loppupvm (timestamp): tähän voi ja kannattaa määrittää aikavälin, miltä tietoja hakee. Lokitietoja on paljon, joten aikaväli kannattaa määrittää mahdollisimman tarkasti. Lisäksi ei ole monestikaan tarkoituksenmukaista esim. tutkia asiakkaan täydellistä muutoshistoriaa, jolloin rajaaminen on tarpeen.
Tulostus-otsikon alla
  • Selaimen näytölle: tulokset näytetään selaimesssa
  • Tiedostoon ja nimi: tulokset voi viedä CSV-tiedostoksi ja nimi-kenttään voi määrittää tiedostolle nimen.

Esimerkki, jossa haettu asiakkaan muutoslokilta kaikki tiedot tietyllä välillä:

Kuvakaappaus lokin hakutuloksista. Taulukko, jossa sarakkeet pvm, virkailija, osio, toiminto, ID-tunnus, tiedot ja käyttöliittymä

  • Virkailija nro 0 tarkoittaa, että muutoksen on tehnyt jokin järjestelmän oma toiminto, ei virkailija.

11.16 Uutiset

Uutiset-työkalulla voi kirjoittaa uutisia tai tiedotteita virkailijaliittymään, Kohan verkkokirjastoon ja kuiteille. Uutisia voi kirjoittaa niillä kielillä, mitä omaan Kohaan on asennettu.

Kuvakaappaus Uutiset-työkalun aloitusnäkymästä, jossa on useampi uutinen näkyvissä

  • Paikka: missä uutinen näytetään
  • Kirjasto: mille kirjastoille (perustuu kirjautumiskirjastoon) uutinen näytetään
  • Numero: monentena näytetään, jos oon useampi uutinen
  • Julkaisuvuosi: julkaisupäivä
  • Vanhentumispvm: Vanhentumispäivä, jos sellainen on määritetty
  • Nimeke: Uutisen otsikko
  • Tekijä: Uutisen tekijä. Uutisten kirjoittajaksi merkitään sisään kirjautunut käyttäjä. NewsAuthorDisplay -järjestelmäasetuksella voi määrittää, piilotetaanko tai näytetäänkö uutisen kirjoittajan nimi.
  • Uutiset: Uutisten sisältö
  • Toiminnot: Muokkaa-napista voi muokata uutista ja Poista-napista voi poistaa uutisen

Uutiset näkyvät virkailijaliittymässä etusivun vasemmassa reunassa.

Etusivulta kuvakaappaus, jossa näkyy kaksi uutista ja vähän muita osia sivusta

11.16.1 Uuden uutisen luominen

Valitse sivun yläreunasta Luo uusi.

Kuvakaappaus uuden uutisen lisäyssivusta

Valitse ja täytä tarvittavat tiedot:
  • Näyttöpaikka: näytetäänkö uutinen kaikkialla, virkailijatyökalussa, kuiteissa vai verkkokirjastossa (voit valita erikseen kieliversiot)
  • Kirjasto: näytetäänkö uutinen kaikille kirjastoille vai vain tietylle kirjastolle
  • Nimeke: Uutisen nimi tai otsikko. Pakollinen tieto.
  • Julkaisupvm: voi joko jättää tyhjäksi, jolloin uutinen julkaistaan heti tai valita tietty julkaisupäivä.
  • Vanhentumispvm: voi joko jättää tyhjäksi, jolloin uutinen ei vanhene tai valita tietty vanhentumispäivä, jolloin uutinen piilotetaan käyttäjiltä valittuna päivänä.
  • Näyttöjärjestys: jos uutisia on useampi, tällä voi määrittää niiden keskinäinen järjestys
  • Uutiset: Tähän kirjoitetaan varsinainen uutinen. Käytettävissä on WYSIWYG-muotoilut (what you see is what you get).

Tallenna valitsemalla OK tai peruuta valitsemalla Peruuta.

11.16.2 Uutisen poistaminen

Uutisen voi poistaa klikkaamalla halutun uutisen kohdalla Poista-nappia.

Uutiset-sivulta kuvakaappaus, jossa on ympyröitynä punaisella laatikolla Poista-nappula

Huom! Vanhentuneet uutiset poistuvat käyttäjien näkyviltä vanhentumispäivänä, mutta eivät poistu automaattisesti uutislistasta. Ne pitää halutessaan poistaa manuaalisesti Poista-napilla.


11.17 Työkaluliitännäiset

Koha-Suomella ei ole tällä hetkellä työkalu-liitännäisiä.

Työkaluliitännäiset-sivulta kuvakaappaus, jossa kerrotaan "Ei työkaluiksi luettavia asennettuja liitännäisiä

Koha-Suomella on käytössä yksi raporttiliitännäinen, jonka saa esille klikkaamalla Katso liitännäisiä luokan mukaan -nappia tai menemällä Raportit-osioon.

Kuvakaappaus, jossa näkyy raporttiliitännäisen tiedot


11.18 Siirtokokoelmat

Siirtokokoelmat